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归档理论内涵与意义 　　1　归档是不是档案形成的必要条件 　　 　　任汉中：归档，是档案管理的一个基本工作程序。归档，从字面上理解，即“归入档案”。是将处理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 　　档案是观念的产物。从外观上看，档案并不是新产生的事物，而是由有形成为档案可能的原始记录材料转化而来的，促使其转化的就是人们的档案观念，以及在这种观念指导下的档案行为。有形成为档案可能的原始记录材料是自然形成的，甚至所有原始记录材料都可能形成为档案，但人们出于能力和成本等诸多方面利益的考虑，只能选择其中具有保存价值的材料作为档案保存，这就产生了归档行为。归档是一种选择性行为。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料，通过归档行为进行了身份的划分，归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。归档后才成为档案管理的工作对象――档案，档案工作由此而始。对于国家公共档案来说，归档还是一个法律行为，经归档认定的，则是国家所有的档案，才能享受《档案法》的保护。 　　归档，并非只是一年一度文书立卷的工作程序，这样理解就过于狭隘了。归档，也是一种意识活动，在任何时候，只要觉得原始记录材料具有档案的价值，并保存起来，都是归档行为，保存下来的就是档案，这与有没有档案机构、保存在什么地方、谁保管都没关系。同时，归档也不是一次性行为，第一次归档可能有不妥之处，以后仍然可以经过鉴定，将不具有档案价值的“档案”剔出去，或将过去遗漏的补充进来。 　　王茂跃：归档，从字面上理解，即“归入档案”，但根据我们对归档术语的解释，将归档的字面意思理解为“归入档案室”可能更确切一些。 　　我国传统的档案学理论认为文件转化为档案必须具备三个条件，文件必须是办理完毕的、具有价值的、按照一定的规律集中保存起来的。按照一定的规律集中保存，一般理解为归档。也就是说，归档是文件与档案之间的一个分水岭，是标志，是界限，归档前的是文件，归档后的才是档案。这样划分的确简单、清楚。但问题在于，这样的认识过于绝对化。如果作绝对化理解，只有归档的文件才是档案，有的单位还没有建立档案机构，难道我们可以说该单位没有形成档案?有的地方在建家庭档案，难道每家都成立了档案室，然后归档才是家庭档案?档案馆征集历史档案，这些历史档案在没有被征集之时，由于没有经过归档程序，难道就不是档案? 　　当然，由于档案的接收是档案机构获得档案的主要途径，但不是唯一途径，因此，将归档作为文件与档案区分的标志，从逻辑上看，是不严谨的。其实，文件在归档前就是档案了。《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》分别规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案”、“文书档案在次年六月底以前接收完毕”，承认了文件在移交之前已是档案。正因为是档案才需要归档，但不能反过来说，只有归档后才是档案，没有归档就不是档案。2能不能将归档理解为归入档案机构 　　任汉中：王教授将归档理解为“归入档案室”，是可商榷的。归档是档案管理的一种选择性行为，在经过利益权衡，对原始记录材料进行鉴定后觉得具有作为档案保存价值时，即可成为档案，并不是一定要归入档案室等档案机构。王教授提到“档案必须具备三个条件，文件必须是办理完毕的、具有价值的、按照一定的条件集中保存起来的”，这就是面对众多原始记录材料时，进行选择和分类的基本标准，经过选择和分类，就形成了档案与原始记录材料的不同属性，并赋予不同的社会职能。 　　机关文书部门或业务部门向档案室移交文件，会有两种情况，一是执行了文书处理部门立卷，自然在立卷前就进行了归档工作。二是将原始文件都交来，档案室就不能照单全收，还要进行归档工作。按照《档案法》要求：“国家规定不得归档的材料，不得擅自归档。”因此，没有经过归档的文件，绝不能认作档案。 　　档案是一种记忆工具。记忆本是人的生物本能，但人的记忆满足不了社会生活需要的时候，便会假借于物扩展人的记忆功能，档案便是人的记忆的一种替代物，随着人类社会生活的扩展和深入，档案承载着社会的记忆功能。同人的生物记忆一样，不可能将所有经历的历史事件都事无巨细地留存下来，也无必要，因此会有所选择，这种选择便通过归档来实现。 　　经过归档，档案管理才有了明确的工作对象，有了自己的工作领域。不经过归档，档案与其前身――原始记录材料之间的界限就会模糊不清，从而导致工作目标的不明确，常常会出现越界行为。这个界限必须明确划分清楚。档案是档案工作的特定对象，如果没有一个明确的分界，那就会在现代社会分工体系中缺乏存在的依据。 　　王茂跃：《现代汉语词典》将归档解释为：“把公文、资料等分类保存起来。”从这种解释来看，看不出归档有“归入档案”的意