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浅析企业科技档案管理在生产实践中的作用 2006年9月中南水力发电第3期 浅析企业科技档案管理在生产实践中的作用 严红萍 (中南勘测设计研究院,湖南长沙410014) 摘要针对科技档案管理与生产力的关系,并结合我院水利水电科技档案的性质与特点,从多方面阐明了科 技档案管理在生产实践中的重要作用. 关键词科技档案管理生产实践经济效益作用 科技档案是”人类从事科学,技术和生产活动直 接形成的具有保存价值的各种文字,图表,声像等不 同形式的历史记录”,是科学技术的知识载体形态之 一 .王传宇,李统祜二位档案学家认为:”在生产领 域,科技档案是生产力的一个重要因素,它的利用可 以发展生产力,提高经济效益”.因而”科学技术向 生产领域运动,必须要靠它的载体——科技档案作 为纽带,媒介和工具.科学技术通过科技档案等载体 材料和其它生产要素的作用,实现与生产实践的结 合,使知识形态的生产力转化为直接的生产力”.现 结合我院的实际情况谈谈科技档案管理在生产实践 中的作用. 1水利水电科技档案的性质与特点 水利水电科技档案是科技档案的一个方面.它 是水利水电勘测设计单位在水利水电,工业与民用 建筑,本单位建筑(房建),岩土工程项目的勘测,设 计,科研,咨询中形成的和工程监理以及科研课题项 目的科技文件材料(含图纸,文字材料,计算材料,照 片,录像,光盘等);它是科技人员技术思想的一种存 在形式,其间凝结了前人种种智慧和心血,包含着许 多成功的经验和失败的教训,记载着水利水电战线 许多宝贵的信息;它不仅是工程竣工验收时交付使 用的必备条件之一,更是今后工程管理,维修,扩建, 续建,技改等的主要依据. 水利水电科技档案具有种类多,数量大,周期 长,形式复杂,载体多样,服务面广,成套性强,利用 率高的特性.一般种类可分为综合性,水文,地质,水 工,机电,施工,建筑,概算,预算,设备仪器档案,其 他还有科研,咨询,监理档案等等.从我院情况看,特 别是一些大中型水电站,往往由几个子工程组成,档 案形式复杂,数量较多.如我院设计的湖南省五强溪 水电站,是一座库容43.9亿立方米,总装机容量120 万千瓦的水电站,也是湖南省最大的水电站.该水电 站在工程建设中形成的科技档案就有4600余册,底 图7000余张,文字材料达3500册左右.共分为综 合说明,水文,气象,工程地质,水能,水库环境保护, 规划设计,水工,机电,施工组织设计,科学试验研 究,监测,总概算与经济评价等部分.构成档案的载 体也具有多样性,除了普通纸外,还有制成底图的透 明纸,制成原图的绘图纸,制成蓝图的晒图纸,制成 照片的感光材料等. 2正确认识水利水电科技档案管理的经济效 益 首先,水利水电科技档案作为水利水电科学的 载体,为其能在生产建设中发挥巨大的作用,产生最 好的经济效益,档案管理人员为之付出了全部的管 理劳动.决不能仅仅认为是抄抄写写,装装订订,将 科技文件材料转化卷册形态的简单劳动.长期以来 广大档案工作者与科技人员”同甘共苦”,”唇齿相 依”,无论是在水利水电科技文件材料的收集,分类, 立卷,编目,保管,利用还是应用照像缩微,图纸复 制,计算机检索等现代化管理手段还是在进行着录 66中南水力发电第3期 标引,各种检索工具的编制,各种专题的编研过程 中,档案人员都倾注了大量的心血.水利水电科技档 案不仅凝结着科技人员的劳动,也凝结着档案人员 的劳动.这两种劳动统一于科技档案及其管理的全 过程,它们是密不可分的.从这个意义上说,档案工 作者应是确立档案关系的主体,也是促使档案价值 关系向现实生产力转化的主体.不论是对档案属性 的认知还是对社会需求的把握都离不开他们的实 践. 其次,在以上认识的基础上,我们不妨再作进一 步的分析: (1)水利水电科技档案管理使科技档案具备了 更好的可读性.一堆堆杂乱无章,参差不齐的图纸, 资料,经过档案人员那双神奇的手,就被组成棱角分 明的卷,册,袋,盒.每个保管单位内部都是一组具有 有机联系,排列有序的科技文件材料;每个保管单位 都必须能够长久保存(如字迹材料必须耐久,所有金 属装订物须拆除干净等),如此等等.这些劳动不仅 方便了档案管理,延长了档案的寿命,更方便了科技 人员,用户的借阅,利用,其结果使水利水电科技档 案更具有可读性. (2)管理使水利水电科技档案具备了科学的可 检索性.我院共保管约80000册科技档案,139000 张工程底图.这些档案均按照国家《科学技术档案案 卷构成的一般要求》,《归档文件整理规则》,《档案 着录规则》,水电水利勘测设计单位《科技文件材料 归档范围和保管期限划分规定》,《科技文件材料和 科技档案密级及保密期限划分》等规定,采用科学的 方法对其进行系统的加工整理,使之规范化和标准 化,将计算机网络技术运用于企业