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浅谈机关文件和档案一体化管理 　　【摘要】文件与档案一体化管理理念在档案管理工作中已经逐渐被接受，但把它用于机关文件与档案管理的实践，却是近些年的事。本文试图从分析档案管理实际出发，阐述实行文件现档案一体化管理的重要性与可行性，以及实施文件与档案一体化管理应该注意的问题。 　　【关键词】机关；文件与档案；一体化管理 　　【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01 　　文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。 　　一、当前机关文件与档案管理存在的问题 　　1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。 　　2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。 　　3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。 　　二、机关实施文档一体化管理的必要性 　　文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。 　　目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。 　　三、机关实施文档一体化管理应注意的问题 　　随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。 　　1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档