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采购和付款环节风险分析和内部控制设计 　　[摘要]采购与付款业务的内部控制总目标是规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊。为了防范采购与付款业务风险，提高采购效率，减少采购成本，很多企业采用集中采购和招标方法，运用现代化管理手段来规范企业的采购流程，本文以对某百货公司采购为例，介绍分析采购与付款环节风险与内部控制设计。 　　[关键词]采购与付款环节；风险；内部控制设计 　　一、企业采购与付款业务的流程分析 　　该集团实行集中采购模式，具体的业务流程如下： 　　(一)汇集请购单 　　该公司的请购单分为：一般物料请购单、特殊物料请购单和部门物资请购单。所有的请购单均由综合部完成请购单的初审，并按物料进行分类、整理。 　　(二)选择供应商。 　　价格是供应商选择中比较重要的环节，该公司采用公开招标的方式，招投标工作由采购中心业务部组织进行。 　　(三)签订订购合同。 　　采购中心业务部与供应商签订订购单、合同，供应商按合同规定的时间、价格供货。财务人员录入合同资料、订购单。 　　(四)验货入库。 　　仓库保管员先核对订单，然后开具手工入库单、质检入库通知单，质检人员验货后，出具质检报告：合格物料，保管员将质检报告和质检入库通知单传递给记账员处。 　　(五)发票校验。 　　采购人员(月末)统计汇总需要开票的入库单，向供应商索要发票，然后将入库单和发票提交给财务会计部，财务会计部核对入库单、发票单据是否匹配。 　　(六)付款。 　　发生支付业务时，先由请款部门经办人填制请款单。财务人员查看部门预算费用，然后审批。付款经办后，付款票据交由制证会计进行记账处理。期末由指定会计编制银行调节表，落实、跟踪未达账项。 　　二、企业集团采购与付款业务风险分析 　　该企业各环节的具体风险和重要性评价如下： 　　(一)汇集请购单。由于市场有不确定性，企业的采购计划不能完全依赖于系统的计划，一些特殊的物资采购应结合企业资金情况，科研情况和市场环境，通常还需要高层领导和财务人员的参与。主要风险是基础数据不准确或领导信息不对称造成请购不合理。 　　(二)选择供应商。这一环节是存在猫腻最多的环节，供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程需要用制度加以规范。供应商的资信、到货率、银行账号与供应商的评估、付款直接相关，供应商资料也需要专人进行维护。主要风险是评估程序的不当或资料的不准确造成选择供应商的不恰当。 　　(三)签订采购合同。合同的签订与企业的用款计划、资金状况密切相关，采购人员合同签订是否合理需要财务人员的监督。财务人员不参与合同的签订或采购部门的付款计划与财务预算不符，可能会发生现金危机。 　　(四)验收入库。只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离，风险较小。 　　(五)发票校验。该公司由财务人员保管入库单、发票，并在系统外进行入库单与发票的匹配，然后输入系统。也可以设置为当发票与订单一致时才能过账。这一环节风险较小。 　　(六)付款。付款前必须确保银行票据系统与会计信息系统的账号数据同步更新并保持一致。 　　(七)未经授权修改会计系统。该企业运用现代化信息管理系统，数据信息存在着非授权访问的风险。非授权访问人输入虚构的信息，系统对交易进行了不恰当记录。 　　三、对该企业采购与付款业务进行内部控制设计 　　(一)建立完善的授权审批体系和考核制度。 　　对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门资产主管人负责：特殊请购计划的制定必须由公司计划部、营销部等相关部门综合讨论决定，必要时还必须取得高层领导的同意。为了保证权责对等，企业应建立适当的考核体系，做到谁拥有权利谁承担责任。 　　(二)建立供应商定期考核制度。 　　为了得到真实准确的供应商信息，采购中心应定期对供应商进行考核，以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要依据，并设定评分标准对供应商进行评分，理性选择供应商。 　　(三)建立不相容职责分离制度。 　　公司应通过采购部门、物资管理部门、内审部门的组织设置基本实现请购与采购、采购与验收、合同订立与审计等岗位的职责分离。制度上需要关注部门内的不相容职责分离，主要有供应商的选择与考核，收货、验货与记账。通过职务的分离，有效防止收货环节的舞弊。 　　(四)建立招标过程的审计监督制度。 　　在选择供应商环节，电子采购平台需要与一系列的制度加以配合。做到每一次遴选必须通过平台招标。企业应成立独立的审计部对招投标实行管理和监督，网上竞价或招投标物料价格也应交专人签字确认。 　　(五)建立财务部的合同审核控制制度。 　　在与供应商签订合同时，财务处采购会计要对采购文件进行最终审查，确认其符合规定后方能支付