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贸易业务管理监控八原则和例外管理 　　随着贸易主体多元化和国际贸易的迅猛发展，进出口业务管理过程中各式各样的问题和风险层出不穷。若想在激烈竞争中胜出一筹，关键就在于能否出色地控制好、协调好公司内部的进出口业务流程，能否将公司运作、管理得更有效率，提供更优质的服务。本文从公司贸易实务角度出发，重点分析贸易业务监控部门在日常业务监控过程中应把握的几个基本原则，并重点解读“例外管理”在业务监控过程中重要意义。 　　 　　贸易业务管理监控的“八原则” 　　 　　一、 业务监控关键是控制关键点。贸易环节甚多，监控部门主管不可能时刻注视管理过程的每一个细节，应把注意力集中在管理过程中的突出因素即关键点上，抓住管理的主要矛盾。例如，在合同审批管理环节，公司主要抓住内外客户资信调查、成本核算、项目风险点与操作方案审核等几个关键点；代理进口项目，主要抓合同定金、货权控制环节；出口信用证管理环节，主要抓审证和单证相符环节；客户信用管理环节，主要抓客户资信调查和信用额度的控制等。在贸易日常管理过程中最忌胡子眉毛一把抓，捡芝麻丢西瓜的做法。 　　二、 业务监控必须围绕管理目标和经营目标的实现而进行。监控部门一旦偏离目标进行所谓的监控，就沦为为管理而管理，为控制而控制，业务监控就失去其原有的意义。为此，贸易公司必须事先确立一个合理的贸易管理目标，把这个目标分解成一系列的有针对性的子目标，例如，首先设定贸易业务管理目标，即建立、健全、不断完善贸管各岗位责任制、进出口业务流转程序与各项管理规章制度，同时配套制定一系列基础工作目标，包括出口业务流转制度、进口业务流转制度、单证流转制度、报关报检排载管理制度、货物进出仓管理制度、合同单证管理制度、贸易软件应用与管理制度、各管理岗位职责等等，确定上述目标后，最重要的是要让这些目标深入到每一名监管人员的心里去，并落实到其日常管理行为中。如果员工、经理人不清楚自己的目标，“各司其职、各尽所能”就成了一句空话。如果在执行过程中出现偏离目标的情况，监控人员应及时提出解决方案和改进措施。例如，合同执行若违背合同主要条款规定，就要适时进行干预、整改，并及时对合同做出书面修订；单证流转制作中一旦可能出现潜在不符可能，就要采取措施（如改证、改单等）确保单证相符或必要时提供额外担保和保障。 　　三、 监控的首要职责由主管经理承担，各项管理职责最终也由之落实。对于进出口贸易流程内的例行化的事项，由主管经理按照公司相关的管理制度和管理程序监督执行，不能事无巨细都往上报或往上推。为此公司必须授予主管经理相应的职权，使职责与职权相适应。部门主管必须不断优化贸易业务流程和各监控程序，监督各程序的实施，并将程序减少到最低程度，强调效率与效用，加快单证流转速度，避免反应迟钝贻误商机。 　　四、 原则性要与灵活性相结合。有效的管理总是随机制宜的或因情况而异。内外环境的变化要求业务监控不能墨守成规，要有一定的灵活性，以避免情况突变时业务控制随之失效。“原则性”要求我们贸易管理人员要敢于理直气壮坚持和落实公司的管理原则、管理制度，有效保证公司的经营目标、管理目标的实现，使各项管理制度、管理原则能够在实际的经营管理过程中真正落到实处。但在具体业务监控管理过程中，也要重视弹性原则，即为适应客观变化和动态管理的需要，管理必须保持一定弹性。“弹性化”主要强调的是原则性和灵活性的统一，实行弹性化的管理并不是要弱化刚性管理，相反，一定程度内的刚性是弹性化管理的前提保证，两者应该是互为补充的关系。弹性原理在贸易管理中的重要性在于：贸易业务管理所面临的环节很多，这些因素既存在复杂联系又是经常变化，事先无法掌控，因此，我们管理手段和方法都应当有一定弹性，也就是要有一定适应性和应变能力，要根据管理对象和内外部环境的变化，相对灵活地做出调整，否则容易走到“管死”的极端，阻碍贸易业务的正常发展。例如，正本合同是否一定要归档后才能开始操作？信用证副本能否发单排船？按照贸易管理制度，合同和信用证必须在正本归档后方可进入业务实施环节，但如果由于船期的限制，有些航线一周只有一班，错过意味着未来信用证将出现不符，我们是否还是死守“归档”底线，不顾船期？如果我们可以通过通知行对信用证副本的真实性进行确认，对客户的资信有一定的把握，就可以依据弹性原则，一方面先行排船，另一方面立即与通知行密切配合，催收正本信用证，确保货证衔接、安全收汇。 　　五、业务监控是针对未来的控制。它强调对未来进出口业务的事前控制，尽可能把偏差与误差在发生之前就予以制止，把潜在风险消灭在萌芽状态中。贸易事前监控的主要目的是使公司在未来业务执行中能够实现损失最小化和利益最大化。只有事前控制做到位了，才能确保事中控制和事后控制围绕公司经营管理的目标安全而有效地进行。例如，信用证软条款，对于不合理的有