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论房产管理电子档案高效管理和利用 　　摘要：本文从当前电子档案的管理入手，分析了电子档案存在的主要问题和主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　　关键词：电子档案；高效管理；电子档案利用 　　Abstract: this article from the current of electronic file management, and analyses the main problems of electronic file and the main utilization way, points out that the well of the archives management of the electronic measures. 　　Keywords: electronic files; Efficient management; Electronic files using 　　 　　 　　 中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号： 　　一、电子档案使用的主要途径 　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查询效率和查询准确率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的操作管理利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 　　1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 　　2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 　　二、电子档案管理存在问题 　　我国房产管理档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在： 　　１.房产管理档案软件没有信息集成管理功能，缺乏沟通和通用性 　　各地档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，没有统一的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了档案信息电子化、数字化的进程。 　　2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录 　　各城市档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应电子档案信息资源共享、管理软件共享的要求。 　　3.电子档案的标准化、规范化工作有待提高 　　档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类房产管理登记档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外电子档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了房产管理档案信息工作电子化的应用和推广。 　　4.档案信息管理人员的素质有待提高 　　实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中电子档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。 　　三、做好电子档案管理和利用的主要措施 　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 　　1、建立档案利用制度，整合各类档案资源 　　要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 　　2、规范