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加强公路工程档案管理的必要性与实施途径
摘要:公路工程在立项、勘测、设计、施工、监理以及工程验收这一系列过程中,都会形成大量的档案文件,它不仅是对项目建设过程的客观记录,同样也是后续养护、管理工作实施的重要依据。本文结合工作实际,从加强公路工程档案管理的必要性出发,并着重就相关实施途径进行了探索与研究。
关键词:公路工程 档案管理 实施途径
一、公路工程档案的概念及特点
(一)公路工程档案的概念
工程档案通常是指公路建设全过程中所直接形成的、用于记录项目中具有保存价值的文档资料与信息资源,也是后续养护、管理等多项工作得以顺利实施的重要依据。近年来,随着我国城市化进程的逐渐加快,以及公路工程建设项目的日益增大,加强档案管理工作,建立健全完整、系统、可靠的档案管理体系,对于促进我国城市建设、确保公路工程建设质量等多个方面都将起到非常积极的作用。
(二)公路工程档案的特点
相比普遍的建设项目,公路工程普遍具有规模大、建设周期长、工程组成复杂等特点,这都使得其档案在形成与管理方面,与普遍工程档案之间有着较大的区别,并具有以下显著特点:
1.形成周期长
一个工程项目的建设,从立项审批、可行性研究、图纸设计、招投标、工程施工、交工验收、试运行直至最后的竣工验收,往往需要跨越较长的时间,通常在3年以上。而各类档案信息,也是伴随着项目建设活动的开展所形成的,其形成周期同样很长。
2.涉及面广
在项目建设的一个完整周期内,需要涉及交通部、交通厅、建设单位、设计单位、多家施工单位、多家监理单位,总数达数十家直接相关单位;同时,沿途还需涉及政府、电力电讯、材料供应厂家等多个部门。
3.专业性与阶段性强
专业性,是指其档案内容多是技术方面的,专业性很强,要求档案管理人员需要具备较强的专业知识与档案管理知识。
阶段性,则是指在项目施工的全过程当中,通常需要历经路基、桥梁、隧道、通讯、绿化等各阶段的工程建设,需要各种专业化的施工队伍参与,这都使得档案的形成具有很强的阶段性特点,必须在各阶段中都加强档案的管理工作,以免影响到后续工程的施工。
4.管理难度大
一方面,由于工程档案的种类繁多、类型复杂、记录方式多样,这都加大了在档案信息收集与立卷归档方面的难度;另一方面,则是由于工程项目建设具有一次性的特征,工程档案一旦形成以后,对原有档案管理中存在的问题很难进行弥补,这也加大了工程档案管理的难度。
二、加强公路工程档案管理工作的必要性
(一)有利于提高工程项目的管理水平
项目管理,主要包括了对工程质量、工程进度、工程安全等各要素的有效控制与管理,并通过在工程项目中制定相应的考核与责任机制,来判定其管理水平是否达到了预期的管理目标。
然而,由于这些管理要素往往贯穿于工程项目的全过程之中,需要采取动态化的管理模式,这都导致许多考核与评价的数据,需要在不同时间段进行收集与统计。如果单独进行统计,不仅耗时、耗力,而且数据的准确性无法保证。而通过将档案应用于项目管理中,则能将各种数据信息完整、准确地保存下来,从而有利于大幅度提升工程项目管理的效率与水平。
(二)有利于及时发现和解决工程中存在的问题
在工程项目建设的一个完整周期内,需要涉及多个参建单位。而通过工程档案,则能将各单位的工作活动详细记录于档案之中,每个参与者均通过签字与签署意见的方式,以明确各自的职责与义务。
通过强化档案管理,一方面能通过对档案信息的收集、整理与分析,以及早发现项目建设过程中所存在的问题与隐患,并通过实施技术调整、工艺调整或施工队伍更换等措施,以确保项目施工的安全与顺利进行;另一方面,当工程事故一旦发生时,工程档案还能作为事故分析、程度判断、根源查找以及责任确定的重要凭据,从而有利于工程事故及问题的及早解决。
三、强化公路工程档案管理的实施途径
(一)公路工程档案管理存在的问题
长期以来,公路工程界始终存在着“重外轻内”的思想,对于档案管理工作,普遍重视程度不足,并存在着规范性不够、自动化程度不高、人员素质较低等一系列问题。
1.缺乏规范化
当前,在工程档案管理中,尚缺乏统一的标准,在档案的表格形式、填写规范与归档方法上普遍存在着不统一的现象。正是由于档案管理缺乏统一化与规范化,这不仅给档案管理人员带来了极大的不便,而且容易导致档案信息的不完整、不准确。
2.自动化程度不高
档案管理工作,主要包括了信息收集、文件整理、档案立卷归档、档案利用等一系列工作。然而,在目前的工程档案管理中,仍普遍停留在手工填写、人工立卷的水平,档案的形成过程基本上为手工操作,这不仅使得档案管理人员的工作强度大、效率低,而且容易出现填写
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