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人事档案业务共享转型流程的设计 　　【摘 要】根据实施人力资源共享总体规划，对由传统人事档案各单位分散管理到集中共享转型做流程设计。该流程主要通过档案移交工作总体方案制定，组织档案移交工作培训，对各单位工作进展及标准监督检查，组织人事档案审核接收，编制人事档案共享业务定期工作流程等步骤完成。通过流程设计，以推进人事档案业务共享转型顺利实现。 　　【关键词】人力资源；共享；人事档案；转型；流程 　　近年来共享概念，共享服务已经逐渐为大家所了解和接受。共享服务是在国际化、信息化高度发展和经营规模快速增长的背景下，对管理和服务模式的一次创新。人力资源共享是将其传统工作中规模性、事务性和可标准化的业务分离出来，借助信息化手段，由共享服务中心进行统一、批量化处理，以此不断提高工作效率、服务水平和员工满意度的一项新兴业务。据统计，世界《财富》500强50%的企业以及100强80%的企业实施了个共享服务。数据表明，实施人力资源共享服务后管理效率可以提高20%以上。因此，我们实施人力资源共享既是时代要求，也是发展的必由之路。 　　人力资源共享是一个体系，主要包括员工自助服务、员工呼叫服务、专家咨询服务和人力资源业务“工厂化”处理。这其中包括信息维护、统计报表分析报告、员工关系、薪资发放、保险福利、人才服务、培训服务、专家服务、档案服务等九大类44项服务内容。目前，我公司正在实施的是员工自助服务和人力资源业务“工厂化”处理两项人力资源共享项目。人事档案业务属于人力资源业务“工厂化”处理的一部分。人事档案记录着员工的重要信息，在某些时候具有电子文本不可取代的功用，牵涉到每位员工的切身利益。作为中石化首家实施人事档案共享业务的试点单位，如何做好统一管理转型意义重大，现将人事档案业务共享转型流程做以下梳理： 　　由传统人事档案各单位分散管理到集中共享主要应通过档案移交工作总体方案制定、组织档案移交工作培训、对各单位工作进展及标准?O督检查、组织人事档案审核接收、编制人事档案共享业务定期工作等几项完成。 　　一、档案移交工作总体方案制定 　　根据《石化人力资源共享实施方案》做好公司人事档案共享实施工作安排，计划先行对人事档案进行审核完善，待档案整理归档达标后，逐步将在岗合同制员工人事档案移交人力资源共享项目部。具体可参照以下步骤进行： 　　1.档案调查。全面总结各单位近年来开展人事档案管理工作的情况。包括：人事档案管理体制、制度建设、人事档案审核、人事档案管理规范化和信息化建设、人员队伍建设等方面的工作情况，工作中存在的主要问题，以及对加强和改进人事档案管理工作的意见建议。 　　2.档案审核 　　（1）科级干部和一般干部。按照《关于开展公司科级干部人事档案专项审核工作的通知》和《关于开展公司一般干部人事档案专项审核工作的通知》要求，做好公司前期检查验收反馈问题的整改工作，重点对《干部人事档案专项审核情况登记表》、《干部人事档案专项审核工作情况统计表》、《干部任免审批表》和《干部人事档案专项审核认定表》4个附表的准确性、完整性和规范性进行再次核查和完善，同时更正（或补充）SAP-HR系统数据。 　　（2）工人。参照《关于开展公司一般干部人事档案专项审核工作的通知》的审核内容（增加职业技能鉴定信息）和工作步骤对个人身份为工人的人事档案开展审核工作。审核过程中，如对重要信息真实性存疑的、缺少重要原始依据材料的，本人要做出书面说明，由组织进行调查核实。根据审核后的组织认定结果，重新维护SAP-HR系统信息。 　　3.档案整理。制定移交档案目录及编号等要求，每份档案形成1份电子档案目录。档案目录要求双面打印，《人事档案报送单》要作为第十类材料装订，须单独打印。档案编号用员工的HR编号。人事档案脊背卡一式两份，按统一要求制作。 　　4.移交资料。将需要移交至人力资源共享项目部的资料和档案管理中心的资料进行分类梳理，做好职责划分，具体涉及以下几项： 　　档案正本、电子档案目录、人事档案转递通知单、人事档案花名册、人事档案审核情况登记表等应移交共享项目部管理。历年来形成的各类台账、调档函、转递通知单等人事档案基础资料，应移交至公司档案管理中心。 　　5.档案移交时间安排。根据各单位现有人事档案数量，分期分批做好移交时间安排。500人以下单位可按整理期两个月安排移交，500人至1000人单位三个月，1000人以上单位四个月。 　　6.检查考核。按照历年来人事档案管理规定，人事处对各单位人事档案材料收集完善、档案审核、整理归档情况、同步更正（或补充）SAP-HR系统数据情况，按档案合格率及移交时间完成情况进行考核奖励。 　　二、组织档案移交工作培训 　　档案审核移交工作具有比较强的专业性，涉及的政策及规章比较多，对从事人员政治性、综合