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人事档案电子化管理的探讨 　　摘 要：社会经济的快速发展推动了科学技术的变革，随着越来越多的信息化技术应用到人事档案管理中，大大的提升了人事档案管理水平。通过实现人事档案电子化管理，能够打破传统纸质档案管理的限制，进而实现档案信息资源的优化及共享，这能够为人社局的发展提供更多有利条件。本文通过对人事档案电子化管理措施进行分析，以期更好的满足人社局的后续发展要求。 　　关键词：人事档案；电子化；管理措施 　　档案是信息资源的重要内容，档案信息既包含了过去，也包含了现在和未来，通过查阅人事档案，能够充分了解人员背景，进而为人才选拔提供基础条件。当前，大数据时代的来临使得所需要存储和管理的人事档案信息越来越多，如果仅仅依靠人工进行完成，对纸质人事档案进行整理，是无法满足现代化人事档案管理需求的。这就需要加强人事档案管理研究，将人事档案管理与现代化的信息技术相结合，实现电子化管理，进而降低人事档案管理成本，提高人社局的人事档案管理效益。 　　1 人事档案实现电子化管理的优势 　　科学技术的迅猛发展促进了信息技术水平的不断提升，并且广泛的应用到了各行各业当中，对于人社局的人事档案管理来说也不例外，通过将人事档案实现电子化管理，最显著的优势便是实现人事档案管理的高效、便捷整理及查阅，而且通过实现电子化管理，可以更好的进行归类整理，实现档案资源整理效果的优化。在进行人事档案信息查阅时，不要人工翻阅查找，而是通过搜索的方式，一键搜索便能够找出想要的信息，由此大大减轻了档案管理人员的工作强度，而且??现了档案管理效率的显著提升[1]。人事档案电子化管理，还能够大大的降低人社局在人事档案管理方面的支出成本，电子化档案的实现打破了传统纸质档案的纸张显示，将所有的数据信息都存储到网络系统当中，能够更快的进行档案信息传递，保证了人事档案资源开发及利用的时效性。 　　另外，与传统的纸质档案相比，实现人事档案的电子化管理，还能够进一步的提升档案信息的利用率，这主要是由于在进行纸质档案管理时，查阅档案信息非常不便，需要耗费大量的时间，却不一定能够查找到完整的信息，由此难以保证对于档案信息资源的合理利用，甚至出现漏用的情况，尤其是在出现档案信息错误时，查找出现错误的原因会更加的麻烦。而通过建立电子化档案，查找信息几分钟便能够完成，真正的实现了方便会计，而且依托于互联网，档案管理人员还能够查找其他与档案管理相关的信息，以帮助档案管理人员创新档案管理方法，由于档案管理模式，实现档案管理效率和质量的不断提升[2]。 　　2 人事档案电子化管理措施 　　2.1 重视人事档案电子化管理 　　对于人社局来说，由于单位内部需要存储大量的人事档案资料，需要增加较大的工作量，如果能够通过便捷的方式来完成档案资源的收集、整理及搜索，对于促进人社局的发展具有重要意义。因此，人社局应当重视实现人事档案管理的电子化，单位领导要转变传统的思维理念，树立人事档案管理的电子化理念，并确保这个理念渗透到档案管理工作人员中[3]。档案管理是一个看似简单实际复杂的过程，要求档案管理人员耐心梳理资料内容，并将其录入到系统当中，以形成电子档案，而在此过程中，由于数据信息较多，就很容易出现错误，如果在发现问题后再核对纸质资料，必然会耽搁更多的时间，难以实现档案管理效率的提升。因此，单位领导应当加强档案管理人员的电子化管理认知，确保其增强工作责任心，能够严格按照档案管理标准进行工作，确保人事档案在进行电子录入时完整无误，从而为后续的档案资源利用奠定基础。 　　2.2 构建完善的电子化管理制度 　　人社局的人事档案管理工作实际上是一个要求较高的工作，通过构建完善的电子化管理制度，能够更好的推动人事档案管理工作的进行，并提高档案管理水平，为人社局的档案管理效益提升提供有利条件。对此，人社局应当建立相应的人事档案电子化管理制度，明确档案管理人员能够完整录入人事档案，而且将纸质档案归类整理，避免出现录入失误及整理失误的情况。另外，在实现人事档案电子化管理的过程中，如果遇到问题，要及时的向上级反应，并采取有效的处理措施，以确保人事档案电子化管理的有效性[4]。在后续发展过程中，档案管理人员应当就所出现过的问题进行分析，并将相应的预防措施编入到电子化管理制度当中，实现规章制度的完善，以为后续的人事档案电子化管理工作开展提供数据信息支持，保证人事档案管理工作的顺利开展。 　　2.3 保障电子人事档案信息的安全性 　　与传统的人事档案管理方式相比，电子化档案管理能够显著提高档案管理水平，满足档案资源开发及应用的需求，而且能够大大的解放档案工作人员，实现档案管理模式的优化。但电子化档案管理却也有纸质档案管理所没有的劣势，那就是电子化档案信息的安全性问题。要想实现人事档案管理的电子化，就必须应用现