物业公司物资采购管理办法.docVIP

河南顺驰物业管理有限公司 编号 SW-ZD-CW-02 名称 物品采购、验收、领用管理办法 版本 A/0 第 PAGE 1页共6页 编制 何永泉 更改 何永泉 审核 余军 批准 李梅 生效期 2005年4月1日 河南顺驰物业公司 物品采购、验收、领用管理办法（暂行） 第一章 总则 为规范物品管理，加强物品采购价格监督管理，降低物品采购成本，降低库存，增加企业效益，特指定本办法。 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。 物品采购要树立采购经济批量观念，物品验收要坚持独立原则，物品的领用要树立需用原则。 第二章 物品采购的管理 各部门每月应根据部门需要，编制部门“采购计划明细表”（一式两份，部门一份，综合管理部一份，见附表一），经各部门经理签字确认后，随同月资金计划报综合管理部（以下简称综合部）。综合部每月（25日前）应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制“采购计划汇总表”（一式两份，综合管理部一份，仓库保管员一份，见附表二），仓库保管员留存的采购计划汇总表后附各部门采购计划明细表。“采购计划汇总表”必须经仓管员、部门经理、总经理（或其授权人）确认后，审批方可生效。 对计划外（或突发性）的物品采购需求，必须填写“计划外物品申购单”（见附表三），经仓管员、部门经理确认，财务同意确认后可先予采购，但事后必须补办完备相关手续,并将此列入部门月度考核。 综合部凭被批准的“采购计划汇总表”，向不同的多家供应商（至少三家）发出“询价单”（见附表四），待获取产品说明书、报价等资料后比较供应货物的价格、质量标准、可享受的折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，确定适合的供应商。 确定适合的供应商后，进行各方面的谈判、磋商，根据谈判结果分情况处理：1、单件物品、一次劳务在5000元以上或年累计采购金额超过一万元的必须签定合同。签定合同前需填写“合同审批单”报公司物品采购指导小组（由物品使用部门、综合部、财务部组成），确认合同的合法性，走合同的相关流程。2、不需签定合同 ，单件采购价格在500元（含500元）以上的，确定供货商前，需分类汇总填报“采购物品价格申报单”（见附表五-1）。3、不需签定合同 ，单件采购价格在500元以下的，需分类汇总填报“采购物品价格申报单”（见附表五-2） 采购部门根据物品采购指导小组审核过的“采购物品价格申报单”与供应商订货或审核过的“合同审批单”与供应商签定正式合同订货。 综合管理部每月应编制采购计划，并在财务的指导下建立采购明细台帐、采购价格台帐和货比三家记录台帐（见附表六）（保存期限为二年），接受主管领导检查，定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提，坚持“先利库，后采购”的工作程序，谁提供采购依据，谁承担经济责任。 综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定，并建立供应商档案，对于评审不合格的供应商予以淘汰，补充新的合格供应商。 综合管理部负责处理公司仓库的冷、背、残、次物品。 第三章 物品验收的管理 所采购的货品到达公司前，采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。 采购的物品到达公司后，必须由采购人员、负责检验人员（使用部门、工程部技术人员）和仓库人员一起根据供货方发货单（或发票）上所列物品进行逐一验收。 采购物品的入库验收包括数量（直观上物品的完好度）和质量（规格、型号、产地等）两个方面。数量验收由仓管人员负责，质量验收由使用部门（或公司专业技术人员）或仓管人员负责。 公司所采购的物品到达后，应分别在当日、三日内办理完验收入库手续和财务入库手续。 公司购进物品，经验收合格后，仓管人员必须及时填制有编号的“入库单”（见附表七，一式三联，即存根联、仓库联、财会联）。对验收不合格的物品，仓管员不得办理入库手续，由采购员办理换货或退货；对入库后发现不合格的，仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货，给公司造成损失的，追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单，应以独立保管的实体作为入库单位。 物品入库后，应当按照种类分区摆放整齐，按种类设置货物标识，严禁将不同种类的货物混放。 签定合同的付款时，必须持合同、入库单、发票、付款通知单走合同的相关付款流程；未签定合同的付款时，持采购物品价格申报单、入库单、发票、付款通知单到财务部办理付款手续，手续不全财务有权拒绝付款。 第四章 物资领用管理 确需领用物品的人员、部门，必须填写公司统一印制的“领料单”（一式一联，见附表八。），按领料单的要求，认真填写，并经部门负责人签字后，持“领料单”到仓库领料，领料单的有效期限为3天。办公用品、保洁用品等日常使用频繁的物品，由各部门凭“领料单”、 按周或月一次领出。 仓