企业文档江苏省民营企业档案实用知识技能培训手册教程教案.pptVIP

49、电子文件有哪些特点？ 随着企业信息化的不断推进，电子公文、电子邮件、电子数据库、数码音频、视频、图像、图形等电子文件在企业中开始普遍形成，由此而产生了大量具有档案保存价值的电子文件。电子文件是数字化信息技术的产物，电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。电子文件与纸质文件一样，有保存价值的须归档，形成电子档案，以长远保存民营企业的电子记忆。电子文件与纸质文件比较，有很大区别，主要表现在： （1）电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着； （2）电子文件的非直读性； （3）电子文件的可转换性，电子文件信息与载体可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化； （4）电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。 25、科技档案如何整理与编目？3-1 科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律（即成套性），保持其内在的有机联系，便于保管和利用。 （1）分类　应根据生产经营活动的性质或规模来确定，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个工程项目的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。 科技档案如何整理与编目？3-2 （2）编目　科技档案目录（样式见下图1），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。科技档案的编号叫档号，档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.10-12的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，10代表该设备代号，12代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。 科技档案如何整理与编目？3-3 （3）拟写案卷题名　案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。如A大楼水电照明竣工图，098课题鉴定验收大纲，C-163万能钟床变速装置零件图等。 （4）装订　案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录（式样见下图1，栏目的间距按标准）的编排次序排列有序，用档号章（式样见下图2，）固定。 科技档案的整理质量要符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。 26、会计档案如何整理与编目？ 会计部门将当年度的会计凭证、会计帐簿、财务报表及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、财务报表等几种主要形式进行分类。通常采用种类――保管期限――年度分类方法，即把财务报表、帐簿、凭证、其它分开，再按年度时间先后排列。 会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案案卷目录（样式见下图）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。 会计档案的整理质量要符合国家标准《会计档案案卷格式》的要求。 27、照片档案如何整理与编目？ 照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案可在全宗内按保管期限--年度--问题进行分类，然后给一张或一组照片编照片号，最后按序排列入册。照片档案分类应保持前后一致，不能随意变动。照片号是固定和和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限简称或代码、册号、张号或全宗号、保管期限简称或代码、张号组成。照片号格式：全宗号--保管期限--册号--张号，对于反映同一事件的一组照片可以编组联号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张