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档案信息数字化问题的研究 　　摘 要：随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用越来越大，我国已经进入了档案管理数字化的时代。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的数字化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质基础和重要手段。 　　关键词：档案管理；数字化 　　一、档案信息数字化的发展现状 　　随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用越来越大，我国已经进入了档案管理数字化的时代。所谓数字化是指运用数据库、数据压缩、数字扫描等技术手段，将纸质、声像和已经归档的电子文件，组织成信息资源库。档案信息数字化其目的是为了达到档案管理和服务方式的数字化，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的数字化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质基础和重要手段。然后，面对时代潮流，由于思想不够重视、地区经济发展不协调、技术手段落后以及缺乏统一的行业标准等等一系列原因，我国的档案信息数字化发展还十分落后，目前，我国档案信息数字化发展存在以下五个方面的突出问题。 　　（一）缺乏统一的具有信息管理功能的档案软件 　　档案部门使用的计算机型号、规格不统一，各自开发的软件没有通用性，缺乏一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于没有统一性和信息管理功能，影响了利用电脑完成信息管理的相关工作，不能够快捷的出版信息编辑成果，制约了档案的数字化进程。 　　（二）缺乏数据交换的机读目录档案系统 　　目前我国还没有建立一个达到数字交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设的形式各行其是，层次不一，其开发性、服务性、共享性和规范性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 　　（三）缺乏标准化、规范性的基础工作 　　规范化和标准化的基础工作是档案信息管理数字化的前提。由于各种原因馆藏室档案业务基础工作缺乏规范性，案卷质量不高，系统软件移植性较差，档案的录制细则兼容性不强；档案自动化工作没有统一的标准，制约了档案信息数字化的发展。 　　（四）缺乏与数字化管理相适应的档案整理标准和规定 　　现行的档案技术水准、组织工作程序标准没有从计算机信息处理技术特点和发展去考虑，随着社会的现代化发展，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘和电子文件等，现行的档案整理、分类方法、著录标准等有关规定与档案管理数字化已不能完全适应。 　　（五）缺乏现代化高素质的档案信息管理人员 　　实现档案的信息数字化，首先要有现代化的、高素质的档案工作管理人员，要精通档案管理业务，要熟练掌握计算机网络技术和安全防范等技术，并能及时掌握档案管理工作的最新信息和技能。目前，很多档案部门缺乏现代化高素质的档案工作管理人员，其中档案管理和信息处理复合型人才奇缺，大部分的档案人员专业技术水平过低，不具备现代化高科技操作技能，即使引进了现代化设备，仍然不能充分发挥其作用，就更谈不上档案信息的数字化了。 　　二、数字化电子档案的类型 　　目前，数字化电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等，为了做好数字化档案管理工作，应当按照档案种类分别整理组盘。 　　（一）文书电子档案整理 　　一是内部文件。要以年度和组织机构及保管期限来组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。要扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。 　　（二）科技电子文件归档 　　科技电子文件档案种类较多， 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。 　　1、基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时要按档案管理的标准进行操作，对纸质文件的实体扫描时，要将案卷号码和图文号码及序号连接起来， 使终端用户能直接检索每一张图纸资料。 　　2、设备档案。企业在引进技术和购买设备时，供应商提供的资料和图纸的载体形式多为电子文件， 企业本身的总图管理也采用了电子化。在引进设备时必须在合同中注明电子文件的必要条件，即：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或