浅析法院档案信息电子化问题的思考.docVIP

浅析法院档案信息电子化问题的思考 　　 随着电子信息技术的飞速发展。办公自动化、无纸化等事物的出现，网络化渐趋完善，这使档案的生成方式发生了很大变化，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，产生了大量的电子文件。法院电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。但目前发展不平衡，有的法院还没有实现电子归档，即便实现电子归档的，也存在不少问题。根据实际运用操作过程中所遇到的问题，谈一下自己的认识。 　　 　　一、电子档案管理与传统档案管理的区别 　　 　　1、电子档案归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，由档案工作人员接收登记，按部门类型给档案分类编号，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快捷便捷。 　　2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子系统，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。 　　3、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，这样用户只须给出文件分类号，即可以找出相应的文件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。 　　4、电子文件查询利用方式和传统档案不同。电子文件查询时只有符合一定条件，利用者才能通过远程登录方式，系统进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息。传统档案相对程序更加烦琐，除上述共同处外，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。 　　 　　二、档案信息电子化现状与分析 　　 　　1、思想认识问题。现各法院使用《法院综合信息管理系统》软件，基本实现机读目录，但能全面利用起系统功能的很少。没有形成一个操作流程体系，有关庭、室没有做好基础工作，对电子归档工作重要性的认识不够。电子文件是一种新生事物，大家对档案信息化建设的意义认识不足，观念岑就、意识淡薄，认为只要有纸质档案就行，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不学习，不懂的计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响。 　　2、归档程序不明确，存贮载体不安全。电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机最处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但目前有相当一部分单位没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单的保存在计算机硬板存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，那么电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。 　　3、档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。目前档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分发挥。档案信息电子化包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者关系。 　　 　　三、提高电子文件管理水平的对策 　　 　　1、严格电子文件的归档管理。电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子