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浅谈事业单位文书档案电子化的趋势 　　【摘 要】文书档案管理是事业单位档案工作的一个重要组成部分。文书档案电子化应用是提高档案利用水平，提供准确、完整档案信息的必然趋势。通过计算机管理技术和数字化管理模式来实现档案管理的准确性和统一性，更是实现档案电子化管理的主要措施和方针政策。本文通过分析文书档案管理现状，探讨文书档案电子化的优点，提出文书档案电子化建议。 　　【关键词】事业单位；文书档案；电子化 　　文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。以计算机为核心的现代技术和设备，迅速、准确地处理各信息，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面需求，是文书档案管理工作遇到的新挑战，从而也为文书档案电子化工作提供了窗口和平台。 　　1.文书档案管理特点 　　事业单位文书档案指事业单位在事业单位日常工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。例如，国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式与制作材料多样等特点，内容涉及国家、政党、民族和社会生活的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史沿革的基本依据。 　　2.事业单位文书档案管理现状 　　2.1分类混乱，收集不完整 　　事业单位文书档案来源广泛，分类应遵循必要的逻辑规则。一般可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等方法对本单位现有文书档案分类。现有文书档案管理工作随意性很强，往往采用以往既有的方式管理文书档案。由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案目录不清晰，很难确保收集完整。要实现标准、规范的电子化工作，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。 　　2.2检索不便，准确度低 　　各行政机关事业单位内部的业务与其整个企业内的人员有着相当紧密的联系，不仅需要履行上传下达的各种任务，为上级汇报各种信息和材料，还需要将上级的各种意图等如实的传达给下级。传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力、容易出错。档案管理电子化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。 　　2.3易丢失损坏，不易于保管 　　事业档案文书档案保管期限是根据鉴定档案价值的原则，对文书档案所应保存年限的规定。通常，档案的重要程度越高、发挥的作用越大，它的保管期限就越长。列为永久保存的档案主要包括本机关指定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的有关文件，召开重要会议的主要文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免等文件以及在房屋买卖、征用土地、资产登记工作中形成的重要合同、协议等法律凭证性文件。传统的纸质载体不仅要防止虫蛀、防潮，而且不节能、环保，使用寿命短，在高温、湿度大的环境下已发生氧化或者被腐蚀。传统纸质档案占用空间大，不易管理。 　　2.4文件传输费时费力，安全性低 　　在文件传输过程中，现有纸质文书档案往往采用原始的人工传递方式，不但要设置专人负责，甚至要购置专用交通工具，并且不能保证文件传输的安全性和保密性。文件交流效率极低，会出现在传输过程中资料丢失、损坏，安全性也随之降低。 　　3.文书档案电子化建议 　　3.1增强档案管理意识，制定文书档案电子化管理制度 　　文书档案电子化工作需要领导的大力支持，把文书档案电子化工作列入到事业单位发展规划，列入到年度工作日程，纳入工作目标责任制是关键。文书档案电子化管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到档案电子化的各项管理标准、法规、制度的建立，制定出本单位的档案电子化的管理规章和制度。首先，应规定一个统一的文书档案电子化收集、归纳标准，让每一个档案管理工作人员有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对电子档案进行整理、分类，尤其要制作关键词、文件生成日期等因素目录，便于查询利用。 　　3.2加强档案保管稳定性，确保档案信息安全 　　电子化的文书档案具有一定的特殊性，部分档案具有公开性，部分档案具有保密性，就要求电子软件查看特定档案附有权限，只能给相关人员查看。针对保密文件，为确保其安全性，还需对其作加密处理，