秘书学概论第九章.pptVIP

第九章 会议组织 第一节 会议概述 一、会议的涵义与作用 1．会议的涵义与分类 简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。 2．会议的作用 二、会议的要素 会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。 1．与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。 2．主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 3．议题 议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 4．名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。 5．时间 会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。 6．地点 第二节 会前准备 一、会议计划和成本预算 会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。 1．会议计划 2．会议成本预算 二、文件准备 较重要的