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秘书处+专业会议公司+志愿者大型学术会议组织的模式探析 　　提升免疫学学术水平是中国免疫学会的重点工作之一，是中国免疫学服务创新工作的基本宗旨。在专项实施过程中学会坚持把增强自主创新能力作为学会服务经济社会发展的核心，充分发挥学会在国家创新体系中的重要作用，利用学会优势搭建形式多样、各具特色的学术交流平台，深化免疫学进展研究和信息发布活动，举办高端、前沿免疫学学术会议，继续支持和培育品牌国际科技期刊，用高水平的研讨活动吸引更多的免疫学科技工作者参与到学术交流中来。在中国免疫学会组织的各类大中小型具有不同针对性、面向不同群体的学术交流活动中，最突出的品牌是全国免疫学学术大会。 　　全国免疫学学术大会自1989年12月首届召开以来，至今已成功举办了8届。2008年在西安召开第六届全国免疫学学术大会时，参会代表已经突破了1000人，成为国内基础医学领域规模最大的学术会议之一。与此同时，众多的参会人数和紧凑的会议安排给会务服务提出了更加严格的要求。如何在秘书处专职人员数量有限的情况下办好大规模、高水平的学术会议，是目前秘书处面临的一个严峻问题。自2010年第七届全国免疫学学术大会起，学会开始采用“秘书处+专业会议公司+志愿者”会议服务模式，初步形成了大型学术会议的组织模式。在专项实施期间，中国免疫学会召开的第八届和第九届全国免疫学学术大会参会代表为1300人和1600人，“秘书处+专业会议公司+志愿者”的会议服务模式，圆满完成了全国免疫学学术大会的会务服务工作，取得了令人满意的预期效果。 　　为了继续完善“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议的组织模式，并使之系统化和具有可示范性，第八届免疫学全国学术大会召开后，学会秘书处召开了“秘书处能力提升专项会议――大型学术会议组织模式的建设和完善”专题会议，对会议的组织模式进行了系统化梳理。 　　一、会议案例 　　大型学术会议多为领域的系列专业学术会议，具有相对固定的学术组织形式，变化的部分主要是人员规模和主办地的会议环境差异。传统的办会模式是“主办单位+承办单位”，主办单位（学会秘书处）负责会议的学术组织，承办单位负责会议的会务服务工作。其存在的问题是承办单位多为大专院校、科研院所和医疗单位，与会议相关场馆、住宿、餐饮、交通、旅游等部门没有必然的联系，缺少承办大型学术会议的会议服务能力和专业人员，会议期间虽然投入了大量的人力、物力，但仍不能保证服务的质量。与此同时，会议服务人员中有大量的专业技术人员投入，极大地干扰了单位的正常教学、科研和医疗工作。 　　中国免疫学会构建的“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议组织模式，是在传统 “主办单位+承办单位”的 会议组织模式的基础上引入了“专业会议公司+志愿者”，用专业会议公司替换承办单位，既提高了学术会议的服务水平，也减轻了承办单位的压力。会议志愿者多为领域的大学生和研究生，他们既能补充服务公司专业人员的不足，也可以在为会议服务的同时，获得学习的机会。 　　（一）大型学术会议由学术组织和会务组织构成 　　大型学术会议的组织工作大体上包括学术组织和会务组织两个部分，分别由学术委员会和组织委员会负责监管。全国免疫学学术大会是一个系列的专业学术会议，一般有固定的会议内容，主要包括会议宣传、大会组稿、审稿、报告人组织、分会场组织。会务部分包括会场、餐饮、住宿、展会、安全、交通、旅游等服务性工作。随着举办地点的不同，会务组织工作的具体情况差异极大。“秘书处+专业会议公司+志愿者”的组织模式，极大地发挥了专业会议公司的业务专长，提高了学术会议服务的质量。具体是：（1）秘书处负责大会的学术组织工作，包括会议宣传、大会组稿、专家审稿、报告人选择、分会场组织、招商组织、财务管理等项工作。（2）专业公司负责现场注册、会场预定、会场服务、餐饮预定和管理、住宿预定、展会搭建与管理、安全管理、交通安排、专家服务、旅游安排、预定和结算等工作。（3）志愿者是对秘书处和专业公司专业人员不足的补充，在秘书处和专业公司的指导下完成专业性不强的重复性工作。 　　（二）第八届全国免疫学学术大会的筹备和实施过程 　　中国免疫学会第八届全国免疫学学术大会于2012年10月18～21日在重庆召开，根据常务理事会的决议，秘书处提前制定了会议方案，并进行会议的组织筹备工作。 　　1.会前筹备工作。（1）确定大会日程、报告人、报告时间、报告顺序。（2）设置分会场数量、确定分会场报告人、报告时间及顺序。（3）安排各会场主持人。（4）收集论文摘要并分组。（5）采集大会报告人的信息及报告摘要。学术工作由学术委员会指导，秘书处具体执行。 　　2.会议组织工作。（1）大会实施总体规划。（2）招标会务公司。（3）会场的勘察、选择和预定。（4）会展设计和招商工作。（5）住宿预