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重大活动档案工作的策略的研究 　　摘要：针对重大活动筹办机构的工作特点，本文就工作机制、收集归档标准、档案保管条件、利用与移交工作方法等四个方面，深入阐述了重大活动档案工作的策略。 　　关键词：重大活动档案档案工作工作机制 　　近年来，随着我国国际社会地位的不断提升，重大活动日益增多，如何做好重大活动档案工作、不断合理优化重大活动档案管理策略是各级档案部门共同的研究课题。重大活动档案是国家在筹办重大的政治、经济、文化、体育、宗教等活动过程中形成的珍贵记录，是重大活动遗产的重要组成部分。做好重大活动档案工作，确保重大活动档案的齐全、完整、准确、系统，切实发挥重大活动档案辅助决策、服务筹办、记载历史、传承经验的重要作用，对国家和社会意义重大。笔者结合自己在北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会的工作经历，对重大活动档案工作策略作进一步剖析。 　　一、重大活动档案的工作机制 　　由于重大活动的筹办周期相对较短，筹办机构的存在时间相应较短，且筹办机构撤销后人员迅速撤离，如果不能在筹办机构撤销前做好全部档案工作，重大活动档案将面临很大的遗失风险。因此，笔者认为在重大活动筹办机构成立之初，按部门建立完善的档案工作“三级责任制”体系，并厘清工作职责，对于重大活动文件材料的完整、快速、有效归档和档案的安全保管具有重要意义。“三级责任制”实际上是在重大活动筹办机构的内设各个部门内建立一套完善的档案工作体系，各部门负责完成本部门档案工作的任务，这样做可以有效分摊档案工作的压力。 　　（一）工作原则 　　重大活动档案工作宜施行“统一领导”、“分级管理”原则。统一领导的意义在于领导层级高，由于重大活动筹办机构的人员组成基本上都是相关单位选调和临时聘用，人员管理难度较高，需要由筹办机构的主要负责同志全面?I导档案工作，在收集归档过程中便于档案部门协调各内设部门。分级管理的意义在于明确文件形成部门的档案工作责任，建立机构撤销时的工作进度审核机制，确保文件材料归档完毕后才会批准机构撤销。 　　1.重大活动档案工作应由筹办机构主要领导负总责，由办公厅（室）或承担相应职能的部门或设立专门的部门具体负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督检查。 　　2.筹办机构的内设部门应建立起行之有效的档案工作“三级责任制”体系：部门主要负责人对本部门档案工作负总责；综合办公处（室）负责人全面负责本部门档案工作的日常开展；综合办公处（室）安排专人（以下简称“部门档案员”）具体承担本部门文件材料的收集、整理和归档，以及本部门档案的保管、利用和向机构档案部门移交等日常档案工作。 　　3.筹办机构应建立档案工作队伍登记制度，各部门与档案工作相关的责任人员确定、变更等事宜均应及时登记，确保人员流动性较大的临时机构不会因人员变动导致档案工作的衔接不畅。 　　（二）工作责任 　　按照前述的档案工作原则和“三级责任制”建设方法，厘清各部门间的责任。对于重大活动的筹办机构，工作责任可以细化为负责全机构档案工作的办公厅（室）或专门档案部门的职责，以及负责本部门档案工作的各部门的职责。 　　1.办公厅（室）或专门的档案部门。（1）负责统筹规划筹办机构档案工作，制订档案工作总体计划。（2）定期向筹办机构主要领导汇报档案工作开展情况、存在问题和工作建议，推动筹办机构档案工作有序开展。（3）负责研究制订筹办机构档案工作的方案、制度和标准。（4）负责建设筹办机构档案工作队伍，组织档案工作培训。（5）负责检查、指导各部门档案工作，负责协调涉及多部门的档案工作。（6）负责筹办机构档案库房的建设、管理，负责档案信息化的建设、管理。（7）负责筹办机构档案的集中保管和统一利用。（8）负责联系涉及档案工作的相关单位，负责向相关单位移交重大活动档案。 　　2.各部门。（1）负责制订本部门档案工作计划，上报年度档案工作总结。（2）负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。（3）负责本部门档案向办公厅（室）移交前的保管和利用工作，负责本部门档案向办公厅（室）移交的工作，负责配合办公厅（室）完成涉及多部门、多机构的档案工作协调任务。 　　二、重大活动档案的收集归档标准 　　为了完整记录重大活动的筹办过程，同时考虑到“定期”档案到期后的价值鉴定难题，笔者认为重大活动档案可以统一按照“永久”期限进行保管。当然，这就会产生另一个非常重要的问题，就是需要筹办机构严把收集归档的质量关，既要确保重大活动筹办过程中形成的、具有保存价值的、各种形式的文件材料均能无遗漏归档，又要确保归档的文件材料确有价值。由于重大活动完成后，筹办机构撤销、人员解散，形成的档案没有重新整理的时间和条件，这就要求文件材料的收集归档标准要高，收集归档的标准要切实执行，确保一次到位。同时，在实际工作中，筹办机构的办公厅（室）或专门