VLKUP函数方法在图书采编工作中的应用研究.docVIP

VLOOKUP函数方法在图书采编工作中的应用研宄 林灼锦 武汉大学信息管理学院430072 广东培正学院图书馆 510830 在图书采编工作中使用VLOOKUP函数进行图书采访查重、图书虚拟验 收和分编数据查全，可以实现在多个数据表中进行书目数据查重及对预定书目订 单进行批量查重，从而显著提高图书采编工作的效率和准确性。 关键词VLOOKUP函数图书采编釆访查重图书验收 一、VLOOKUP函数在采访查重工作中的应用 （一） 采访查重 图书采访查重就是利用各种检索途径调查、了解图书馆新书的预订、文 献的收藏情况，以便有的放矢地预订、购买、增补图书，有计划、按比例地进行文 献资源建设。通过核对图书馆以前是否订购或己收藏某种图书以及订购、收藏的 详细情况，避免重复订购。[1] （二） 采访查重的重要意义 图书采购是图书馆藏书建设的重要环节，采访工作是图书馆的一项基础 性、关键性的长期工作，而图书采访查重是图书采访工作的首要关卡。没有查重 工作做前提，不了解某种图书的预定、收藏情况,就容易出现盲目购书，造成人力和 资金的浪费，导致文献资源建设无序。采用批量查重的方法，可以使图书采访人员 节约大量的时间和精力来了解、研究和选择当前的图书出版信息,从而提高图书 采购的质量与效率。[2] （三） 图书馆书目批量查重方法 利用图书采访系统批量查重 利用图书采访系统进行批量查重，待检书目必须先转换成.iso格式，然 后导入采访系统对每条书目进行批量查重。查重的同时可增加订购数量，订单由 釆访系统自动生成。使用釆访系统进行查重和订购的图书，验收时必须使用采访 系统对每册图书给出登录号进行验收，验收无误后再通过登录号查找，把相关图 书移送给分编人员。此方法虽然能准确地把己分编入藏图书和己订末到馆图书进 行全面的批量査重，但是步骤较为繁锁，且效率不高，此方法己经被我馆淘汰。 利用图书分编系统批量查重 把待检书0中的ISBN整列复制粘贴到记事本中，保存为文本格式，然 后在分编系统中选择检索点为ISBN进行批量查重。查重完毕后把查重结果以表 格形式导出来，并在待检书中插入两列，把查重结果复制粘贴到待检书0中己插 入的两列。待检书0中ISBN的顺序应与查重结果中ISBN的顺序一致，排序后把 与馆藏重复的全部删掉，这样就能高效地将待检书0与馆藏书0进行准确的查重。 但是，此种方法无法查重已经订购但末到馆的图书，指图书馆己经确认订购的不 同书商的正式书0订单。 利用VLOOKUP函数批量査重 为了解决预定书0订单批量查重问题，我馆利用Excel中的VLOOKUP 函数对预定书0订单进行批量匹配查重。经过几年的实践和总结，己经取得成功 的经验。 Vlookup函数是用来在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此 返冋表格或数组当前行中指定列处的数值。其语法如下： Vlookup(lookup_value，table_array, col」ndex_num, rangejookup) Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值。Lookup_value可 以为数值、引用或文字串。 Table.array为需要在其中査找数据的数据表。 可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。 Col_index_num为在table_array区域中待返冋的匹配值的列序号。 Col_index_num 为 1 时，返冋 table_array 第一列中的数值;col_ index_num 为2吋，返冋table_array第二列中的数值，以此类推。 Rangejookup为一逻辑值，指明函数Vlookup返冋吋是精确匹配还是近 似匹配。 如果为TRUE或省略，则返冋近似匹配值，也就是说,如果找不到精确匹配 值，贝ij返冋小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE,函数Vlookup 将返冋精确匹配值。如果找不到,则返冋错误值#N/A。 Vlookup函数要求如果range」ookup为TRUE,贝U table_array的第一列中 的数值必须按升序排列，否则函数不能返冋正确的数值。因为图书书目查重必须 保证ISBN的精确匹配，所以rangejookup只能取false值，对table_array也就不需 要进行排序。 （四） 书0格式的要求 假设有表格1:图书末到馆订单（简称表1）和表格2:待检书目（简 称表2）;要求1:表1和表2的ISBN所在单元格格式一致（数值（小数位数：0）， 特殊格式中的邮政编码等）；要求2: ISBN位数相同，由于现在采用的全是13位 的ISBN，所以应全为13位。 （五） 利用VLOOKUP函数对待检书0进行批量查重的操作方法 选择VLOOKUP函数，在待检书0表格最后一列增加“査重