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我国档案信息化建设剖析 　　[摘 要] 随着信息技术的飞速发展,档案信息化建设已成为发展趋势。本文探讨了我国档案信息化建设中存在的诸多问题并提出对策建议。 　　[关键词] 档案;电子档案;信息化;信息技术 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 13 . 034 　　[中图分类号]F271;TP315 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)13- 0079- 02 　　 　　全球信息化浪潮和知识经济时代的到来,要求档案事业必须充分利用现代信息技术,选择信息化作为未来的行业发展方向。跟上国家信息化建设的步伐,实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展,已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。 　　 　　一、我国档案信息化建设存在的问题 　　 　　1. 档案管理软件推广存在政策失误 　　(1) 推广的档案管理软件品种过多。可能是因为早期缺乏系统的规划,档案行政主管部门推广使用档案管理软件时,忽视了软件必须具有的地区适合性和市场稳定性。品种过多的档案管理软件不仅不利于地区的统一管理和使用培训,更可能影响将来的信息资源开发与区域档案信息共享。有些档案管理软件开发商已退出档案管理软件研发市场,无疑会给已购买该软件的档案馆造成软件升级的困难。 　　(2) 仍以单机版软件的使用为主。目前市场上推广和使用的档案业务管理软件,大多仍以单机版为主。虽然单机版价格较网络版便宜,也可满足档案业务管理工作需要,却并不适应今后档案信息化建设的发展趋势。尤其是早期推广的一些软件,缺少与OA系统互通数据的网络接口,不具备网络使用的拓展功能。随着档案信息资源开发的深入,越来越多的电子文件和其他数据信息要求在网络环境中及时流转和处理,若单机版档案管理软件不能随着这种工作需求及时升级,必将不利于档案信息化的发展。 　　2. 文档一体化管理系统尚不完善 　　一般来讲,将档案馆电子文件归档要求包含在OA中,可实现档案馆和各立档单位文档一体化管理的要求。但就目前的使用情况来看,无论是基于档案馆需求设计的苏富特协同办公系统,还是政府机关统一设计使用的政企OA,都与实际工作要求有段距离。这些OA系统的设计重点仍停留在电子文件管理上,而对于电子文件如何归档以及归档后如何管理这些方面,设计并不完善,因此尚无法实现文档一体化的无缝管理。 　　3. 电子文件中心建设开展缓慢 　　电子文件中心建设主要在发达地区大城市档案馆展开,其他地区仍发展缓慢。其原因有二:第一,中西部地区档案馆建设经费有限。虽然各地档案馆在电子文件中心之北京、上海模式探索成功后,纷纷将本馆电子文件中心建设提上了信息化工作议程,却因资金有限,专项经费又难以申请而不得不暂搁一旁。第二,档案管理应用系统建设的重点仍在使用档案业务管理软件和网站建设上。应用档案管理软件和档案网站建设只需档案馆独立决策即可开展,而电子文件中心构建复杂,除了需要耗费巨资,还必须建立在各立档单位统一使用标准管理系统的基础上,要求各机关单位在利用政务网进行电子办公时,相互之间积极配合,这也给档案馆开展这项工作增加了难度。 　　4. 档案网站建设水平不高 　　尽管发达地区档案网站建设水平要高出欠发达地区许多,但从整体上看,档案网站数量和质量仍与发达国家存在一定的差距。档案网站内容仍以宣传、介绍馆藏为主,信息服务功能并不明显。突出问题是档案网站内容单调、更新速度太慢。这与网站建设投入资金不足、缺乏专职专业人员管理有一定的关系。 　　 　　二、档案信息化建设对策 　　 　　1. 推广网络版档案业务管理软件 　　档案信息化建设的深入发展要求档案管理不再只停留在简单的计算机管理上,而是朝着网络化方向发展。单机版档案管理软件使档案管理实现了计算机化,而网络版档案管理软件却能在网络环境中对大量档案信息资源进行管理。随着馆内局域网、政务网、Internet的迅速发展,档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作。各地档案馆若仍使用单机版管理软件,通过OA系统初步采集电子政务信息后,要实现其归档与管理,必须在OA与单机版管理软件之间加装数据接口。而目前全国各地档案馆或档案部门正在使用的管理软件中,很大部分并不具备这项扩展功能。为了顺利开展今后的电子文件中心建设工作和电子文件归档与管理工作,推广网络版档案管理软件势在必行。 　　2. 联合开发标准的OA系统 　　档案行政主管部门和政府相关部门应统一规划,结合科研、教学等多方面的配合,集中资金和技术力量,在充分调研各地实际情况的基础上进行研发推广。这种推广方式将不再是简单地推荐使用某些已成型的管理系统,而需要从系统开发到培训使用、售后服务,从日常维护到定期更新、升级,都有与之配套的一