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浅述声像档案管理 　　摘要 办公自动化的实现,形成了大量的声像档案,做好声像档案的管理工作是开发档案信息资源的重要途径。本文针对当前声像档案管理中存在的问题,提出了声像档案数字化存储、改善档案保管环境、健全档案管理制度、提高管理人员保管意识及做好声像档案的开发利用等管理措施。 　　关键词 声像档案;管理制度;数字化存储;理人员意识 　　中图分类号C93 文献标识码A 文章编号 1674-6708(2010)25-0003-02 　　 　　0 引言 　　随着科技的发展,以声、光、磁为介质的声像档案的产生越来越普遍,数量也越来越多。档案的原始记录性质,赋予了档案重要的价值。我们要开发利用这些生动、形象的特殊载体档案信息资源,首先就得保住它的完好性。现阶段,声像档案保管部门环境条件较差、制度不健全,管理人员意识薄弱等问题造成声像档案管理混乱,直接影响了档案的完整及利用,严重制约了档案工作的整体发展水平。因此,采取有效措施,加强声像档案管理工作刻不容缓。 　　1 声像档案的定义及其意义 　　声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的具有保存价值的资料或文献以照片、底片、影片、唱片、录音带、光盘等不同磁性材料或感光材料为存储载体,以声音和录像为主要反映方式,并辅以文字说明的历史记录。声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音客观、直接、形象、生动地记录及再现过去发生的活动,具有强烈的空间感和时间感;声像档案通过先进的科学技术和快速的传送手段,把工作中具有重要意义、保存价值的事件以最直观的画面记录下来,能够起到现实的查证和利用作用,对历史研究具有重要的参考利用价值。具有信息记录密度高、信息传递准确逼真、信息受众覆盖面广等特点起到文字记录材料所起不到的作用和效果,因此,声像档案是开发社会各项档案信息资源的重要途径,是档案的重要组成部分。 　　2 当前声像档案管理存在的问题 　　随着经济的发展,社会办公条件得以改善,在工作中摄像机、摄录机及数码相机等使用越来越广泛。随之产生大量的声像文件,但是在对声像档案的实际管理中,还存有以下问题: 　　1)声像档案制度不健全或制度落实不到位 　　很多立档单位对声像档案管理工作没有制定健全的声像档案的收集、整理、利用制度及兼职档案员的岗位职责制度,使声像档案管理资料的管理处于无章可循的自由形成、自由处理状态。很多声像档案存放在科室或个人内部保存,不移交统一管理保存,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。同时立档单位没有制定档案使用的制约机制,档案使用混乱,久而久之容易丢失,造成档案资料失去完整性。另外,有的单位虽有制定相关制度,但落实不到位,使制度成了摆设,没有发挥制度管理的应有作用。 　　2)声像档案保管环境条件差 　　由于声像档案大都以感光材料、化学磁性材料为载体制成,很容易受光、热、潮等外部因素的影响而发生劣变,失去保存价值和利用价值。因此,声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格,需要具备防磁、防光和恒湿、恒温等条件的保管专柜。但是从目前情况来看,很多立档单位未能严格按照要求配备专业的声像档案专柜,而造成一些照片变黄退色,底片粘连变质,磁带受损、图像模糊不清、效果差等问题,不利于声像档案的长久保存和利用。同时,对多次使用和已污损的声像档案没有及时修整、复制并更换保管环境,造成档案资料的更多流失。 　　3)档案管理人员的保管意识薄弱 　　由于现行声像档案从收集到归档的机制不完善,声像档案的归档工作很大程度上取决于管理人员保管意识的高低。一些声像档案长期存放在科室内部或个人,也未做相应的记录说明,导致时间过久后对大量的照片、磁带或电脑内照片、录音、录像,不能整理出资料的来龙去脉,给日后归档带来麻烦,特别是随着人员变动和机构调整,更容易造成声像档案的失控或流失。同时,有的管理人员对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带,私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录,因为它已经失去了资料的真实性和凝重的历史感。甚至会导致声像档案大量流失,造成档案部门声像档案馆藏匮乏,而且不能全面完整反映当时业务活动的原貌,失去了声像档案的历史意义。 　　3 加强声像档案管理对策 　　1)加大管理部门声像档案管理的投入,提供档案资料数字化存储载体保管声像档案 　　立档单位可将现代管理理念和计算机技术相结合应用于声像档案管理,通过先进设备进行资料数字化转换,如:对录像资料进行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、制作、编辑、刻录成光盘;对照片、珍贵纸质档案材料等进行计算机扫描、修整、复原及数码格式转换。再将数字化档案资料综合集中存储,避免纸质档案磨损问题,方便档案存储