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电子档案与纸质档案融合处理问题探析 在信息时代，各种数据不断产生，大规模的数据对档案管理 的要求不断提高，传统纸质档案存储形式已经无法满足如此大规模的 数据存储需求，而电子档案的出现则很好的解决了这一问题，然而传 统纸质档案的真??性则是其无法替代的。因此，电子档案与纸质档案 共存融合就成为了当前档案管理的重要课题。论文就电子档案与纸质 档案各自的优缺点进行Y讨论，并提出Y两者融合管理的具体策略。 和著作权归原 所有， 己 关键词：电子档案；纸质档案；融合管理 1电子档案管理的优缺点 随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及 到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出 了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业 管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介 质类型较多，包括光盘、硬盘、u盘等，当前最主要的是通过硬盘作 为电子档案的存储载体［1］。 电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案 能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更 加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理 解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息， 方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方 便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索 和查询。 电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子 档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电 子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子 档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同吋还容易遭受到电脑病毒的 入侵，较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容 易受到周闱环境因素的影响而遭到破坏。 2纸质档案管理的优缺点 纸质档案作为传统的档案记录形式，主耍包括一下几个方面的优 点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观 的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子 档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此 在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息 的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次， 纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破 坏，因此，其保存寿命更长。 纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存 对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试 剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高； 其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要 通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管 理难度也会进一步加大。 3电子档案与纸质档案的融合管理 随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求 不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事來说，其在档案管理 中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前 还难以实现的［2］。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充， 很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传 统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一 方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保 证电子档案有点的发挥。 （一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统 由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利 用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的 融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系 统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现 两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另 一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致， 方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久 保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸 质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些 通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实 现这些档案信息的高效利用。 （二） 档案部门对电子档案实行集中管理 通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专 业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一 的管理，能够进一步规范电子裆案从收集到归档在到存储保护的各个 环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档 案与纸质档案之间建立相互的联系。同吋，还能够通过对电子档案的 专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门 需要积极承担电子档案的管