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职业院校档案管理现代化建设初析 　　摘要文章介绍了当前职业院校档案管理现代化的意义与状况，从财力、物力、人力三方面分析了职业院校档案管理现代化建设中存在的问题，并提出相关对策与建议。 　　关键词职业院校档案；管理现代化；财力；物力；人力 　　 　　职业院校档案，即职业院校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案资源的重要组成部分，其在职业院校的人才培养和科学研究等领域发挥着基础性的作用。做好档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。档案管理现代化是社会发展和档案工作发展的必然趋势。档案管理的现代化可以使职业院校档案业务工作变得方便、快捷、高效，但我国当前档案管理现代化过程中还存在一些急需改进的问题，因此，如何建设和加强职业院校的档案管理现代化建设成为新时期职业院校档案管理工作的重要课题。 　　 　　职业院校档案管理现代化建设的内容与意义 　　 　　档案管理现代化的内容 　　档案管理现代化是指应用现代科学技术的原理和方法，遵循档案工作的客观规律，通过计划、组织、指挥、协调和控制行动，合理地使用档案系统的人力、财力、物力，以最小的投入实现最大的服务功能。档案管理现代化的内容包括档案管理观念的现代化、档案管理装备的现代化、档案管理人员素质的高级化、档案管理工作的法制化、档案管理方法的科学化。 　　加强职业院校档案管理现代化建设的意义 　　档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。从20世纪80年代开始，我国就已开展档案管理现代化研究，档案管理软件系统功能也由“点”到“线”再到“面”，呈现出不断提高与完善的趋势。20世纪90年代档案管理现代化又进一步地被提到发展的日程上来，《全国档案事业发展“十五”计划》中就提出了档案信息带动档案管理现代化的发展战略。因而，研究如何加强职业院校档案管理现代化建设，对职业院校的建设和发展具有深刻的影响和指导意义。 　　1）加强职业院校档案管理现代化建设有利于提高档案信息资源的利用率，通过网络可以使信息共享，减少重复劳动，提高档案管理人员的工作效率与工作质量。 　　2）加强职业院校档案管理现代化建设有利于提高档案管理水平，增强服务意识，使档案工作与时俱进，更好地为社会大众服务。 　　3）加强职业院校档案管理现代化建设有利于实行档案标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 　　4）加强职业院校档案管理现代化建设有利于实行档案综合管理，提高档案工作的整体水平，使档案综合管理做到人无我有，人有我优，人优我新。 　　 　　职业院校档案管理现代化建设的进程分析 　　 　　职业院校档案管理现代化建设的现状 　　近几年，全国职业院校加强了对档案管理工作的改革，职业院校档案管理已步入现代化建设进程并取得了一定的成绩。但是，目前大多数职业院校档案管理对计算机的应用单一，功能简单，利用低效。各职业院校档案管理现代化建设的进展十分不平衡，经费紧张、档案信息化建设滞后、管理人员综合素质低等，在不同程度上制约了档案工作管理，使其处以低水平重复的状态，造成了财力、物力、人力的巨大浪费，致使职业院校档案管理现代化建设的进程缓慢。 　　职业院校档案管理现代化建设中存在的问题 　　1）资金问题，即财力。档案管理现代化资金短缺，由于经济条件的限制，各职业院校对档案馆投入较少，用于档案现代化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件设备，更谈不上对设备的及时更新。经费问题解决不了，基础设施建设无法加强，一切都无从谈起，职业院校档案管理现代化建设只能纸上谈兵。 　　2）技术装备问题，即物力。包括信息技术、安全与保密技术。目前，众多职业院校并未完全运用现代化的技术。职业院校档案馆所建的数据库缺乏整体性，规模小，标准化程度低，类型单一，无法满足用户的多种需求；档案信息不能真正实现资源共享，而且建成的数据库在与外界网站联网时很少从信息安全的角度考虑，未采取保密措施和档案数据库的信息安全管理措施。 　　3）人员素质问题，即人力。档案管理现代化需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。但从档案管理人员状况来看，档案管理现代化意识不强，普遍缺少现代化管理的基本知识和缺乏操作现代化设备的技能，导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上。 　　 　　实现职业院校档案管理现代化建设的途径 　　 　　档案管理观念的现代化 　　管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。职业院校档案管理人员必须解放思想，更新观念，树立并强化与知识经济