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高校电子档案管理浅述 　　[摘 要] 本文针对高校电子档案管理问题，首先分析了电子档案这一档案资料新形式的技术优势与劣势问题，进而总结了当前我国电子档案管理工作中存在的问题，并有针对性地提出了强化电子档案管理工作的具体可行措施，为高校电子档案管理工作的开展提供参考。 　　[关键词] 电子档案； 管理； 归档； 高校； 规范化； 措施 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065 　　[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02 　　0 引 言 　　随着我国高校管理信息化建设的不断推进，高校档案管理工作也呈现出新的特点，档案资料的载体形式日益多元化，以磁盘、光盘等存储设备作为载体的电子档案文件日益增多，由于电子档案与传统纸质档案资料相比，具有信息存储密度高、信息存储形式多样性以及信息的集成性较高等的优点，当前已经成为高校档案资料的重要形式。因此，对电子档案管理工作进行标准化与规范化的建设，已经成为当前高校档案管理工作的重要内容，这对于确保高校教学、科研以及学生管理工作的正常开展也具有重要的作用。 　　1 电子档案资料技术特点分析 　　1.1 电子档案的技术优势分析 　　（1） 可以大幅度提高档案管理工作效率。由于高校电子档案资料主要是以计算机作为信息处理工具，因此，档案的归集整理、分类统计以及存储查阅等流程都是借助于计算机来完成的，这就改变了传统的人工作业管理方式。不仅提高了档案管理工作的工作效率，同时也减轻了档案管理工作强度，使档案管理质量得以提高。 　　（2） 电子档案资料有助于实现档案资料的共享使用。传统的纸质档案资料，无论是各项信息资料数据的查找还是资料的更新，都存在着程序繁琐与查找困难的问题，采用电子档案形式之后，应用档案管理办公软件，可以根据主题或者关键词等直接在线搜索下载所需要的信息资料。而且由于通过软件可以实现电子档案资料的分类、排序以及查找等一系列功能，提高了电子档案资料的检索效率，对于电子档案的共享使用十分有利。 　　（3） 电子档案资料写入、输出速度快。随着电子科技的不断发展，计算机以及各种存储设备朝着大容量、高速度的方向发展，数据写入、读取速度非常快。因此，采用电子档案资料不仅可以有效节约档案资料的库房占地面积，同时档案资料的整理归档工作速度有了根本性的提高。此外，采用电子档案的形式，由于可以采用同一文件多次备份的形式保存，因此能够保障一些重要资料文件的安全。 　　1.2 电子档案的技术劣势分析 　　（1） 电子档案的安全隐患问题较为严重。在电子档案的整理存储过程中，很容易受到互联网中病毒或者木马软件的影响，造成需要保密存储的电子档案资料被恶意获取以及非法使用。而且对电子档案进行篡改也不会存在痕迹，因此容易出现档案资料被非法篡改问题。 　　（2） 电子档案的技术升级频繁。电子档案的整理归档以及保存全部是依托于计算机来完成的，由于电子产品的升级更新速度较快，当计算机或者是软件系统升级改造之后，为了确保数据格式与操作系统的相容性，需要对电子档案进行数据转换或者是升级更新处理，这样才能确保电子档案的永久保存与持续可读。 　　（3） 电子档案对于系统以及存储设备的依赖性较高。电子档案的处理需要借助于计算机完成，而存储则主要是存储在数据盘等设备上，这就导致电子档案对于系统以及存储介质的依赖性较强。如果存储设备损坏或者是缺少备份，容易造成数据文件的丢失。 　　2 当前我国高校电子档案管理存在的问题 　　（1） 高校电子档案的归档管理不完善。归档工作是电子档案管理工作的首要任务，然而我国部分高校档案管理部门，正是在归档工作这一首要环节上出现了问题，导致电子档案管理工作效率不高。首先，对于电子文件档案资料的原稿保护重视不足，对于电子档案资料原稿随意增删的问题较为严重。其次，电子档案归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选以及分类使用没有形成一套系统完整的管理程序。此外，在归档程序管理上，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，存储设备选择不当，数据格式分类不当，都有可能造成电子档案资料的损坏与丢失。 　　（2） 电子档案保存管理问题较多。当前高校在电子档案保存管理上同样存在着较多的问题，主要是对于电子档案存储设备的保管缺乏专门的设备，由于一些数据存储设备非常不稳定，很容易造成电子档案资料数据的丢失。此外，一些重要的档案资料缺乏必要的备份，一旦数据丢失或者被篡改，很难恢复，特别是对于一些重要的科研资料，将会造成重大的损失。 　　（3） 档案管理工作制度缺失。部分高校档案管理部门没有制定完善的档案管理工作制度，一些