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电力系统档案数字化对策 　　 ［摘要］档案数字化是指用现代计算机数据处理手段对档案目录及全文进行数字化存储、检索及提供利用。因此对数字化档案信息的采集、管理的规范化也就成为档案基础建设的一个核心问题。文章讨论传统档案管理的弊端，分析档案数字化的优势，建章立制明确责任、确保电子文件的完整归档，档案整理工作和数据档案的安全管理，探讨档案数字化管理建设实施策略。 　　 ［关键字］档案；数字化；档案数字化；数字化档案；档案整理；电力系统 　　 ［作者简介］钱菊，广西送变电建设公司档案馆员，研究方向：档案管理，广西南宁，530031 　　 ［中图分类号］ G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2007）10-0072-0003 　　 　　一、引言 　　 　　 随着现代信息技术的迅速发展，档案信息的计算机管理已成为未来发展的趋势。以纸质档案管理为主的传统管理模式受到了巨大冲击，数字化档案信息已成为现代档案的特征，大量由计算机直接生成的文字、数据档案，以及用计算机扫描的图形、图像档案材料成为现代档案的重要组成部分和存在形式。但是，由于档案管理的本质要求是档案文件的原始性，任何技术手段也不能替代原始档案，原始材料仍然是表明档案真实性的唯一依据。所以，档案馆在保存数字化档案的同时，也要保存原始的纸质档案材料。另外，由于现代数字化技术在档案管理中的应用处于起步阶段，大量纸质档案材料仍旧是档案管理的主体。因此，现在档案管理的材料既不全是纸质的，也不可能都是数字化的，而是二者兼而有之的混合形态。它是传统档案管理向现代化数字档案管理转变的过渡阶段的特定产物，它的存在有其必然性和合理性，在管理方面也有其特殊性。本文根据档案管理实践中产生的问题和解决的方法，探讨电力系统档案数字化建设过程中的一些管理问题以及解决问题的一些思考，为现代电力系统档案管理提供一些思路。 　　 　　二、传统档案管理的弊端 　　 　　 档案一般由载体与内容两个部分组成。档案工作本质上是数字化工作。传统的档案工作是连同载体的档案数字化工作，是局限于以全宗为原则的，以机构、年代、专题等为单元的狭隘范畴内的档案管理；其整理编目是通过在全宗范围内，按分类大纲进行分类→组成案卷→编制检索目录等过程来实现的；档案利用服务则是根据“编目”提供卷、件为单位的原件。由此可见，传统的档案管理工作相当繁琐，而能提供的档案信息范围却很小(自己的全宗域内)，且借阅利用必须到档案室才能进行，又只能局限于一个人利用，还会给原件造成损坏等。显然，传统的档案管理模式，使得档案工作低效、繁忙，且档案原件的安全性得不到可靠的保障。 　　 　　三、档案数字化的优势 　　 　　 档案数字化与档案管理是两个紧密相连的不同工作阶段。档案管理是档案数字化的工作的基础和前提条件；档案数字化是档案管理的深入和延伸。档案数字化主要是指脱离载体的档案内容的管理，它冲破了传统档案管理的全宗、年代、机构等的限制，是广域的档案数字化；档案的编目可按需要在各类案卷、文件中，寻求同类信息的组合，并打印输出；文件材料可实行不立卷归档，使档案人员能从繁重的文件材料的分类、组卷、编目工作中解放出来，而把大量的精力投入到档案的开发利用中去；档案的服务利用是通过计算机网络提供电子文件。由此可见，档案数字化是实现从网上收集并提供利用档案信息的现代化档案管理。这种现代化档案管理为档案信息的利用开辟了最广阔的前景，是最优的档案管理模式。 　　 　　 四、建章立制明确责任，确保电子文档的完整归档 　　 　　 首先，按电力企业工作流程，明确不同专业电子文件归档责任人，即负责生产管理的各专业专责，应按照档案管理员事先提出的要求，整合分散在各项目和设备，引进更改的电子文件，经相关负责人审核后，转交本企业档案室予以归档。其次，明确网络管理员为电力企业电子文件在线管理负责人；建立电子文件数据库，分门别类在线管理归档的电子文件，并随时提供在线服务；对归档的电子文件随时予以拷贝脱机保存，防止因误操作等原因引起电子文件的丢失。第三，明确电力企业档案室负责人为本单位电子文件监管及脱机保管负责人，建立文件登记制度，即对全公司可能生成的电子文件进行登记，并监督指导责任人及时归档电子文件，记录在案；年底由档案室对存储的电子文件的光盘进行异机识读检验，准确无误后按照电子文件的归档要求登记封存。 　　 电力企业电子文件材料归档要求的变化，要求其档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电