第七章界定系统之需求.pptVIP

第四章 : 界定系統之需求 1. 前言 系統分析之工作 : 了解目前系統之運作方式 , 並取得未來新系統之需求與期望 系統分析階段的三項工作 界定系統之需求 ( Chap. 4 ) 將需求轉換成處理模型與資料模型(Chap. 5 6 ) 多種設計方案之製作與選擇 ( Chap. 7 ) 如何取得系統之需求 ? 效法 福爾摩斯 偵探之辦案精神 具備之工作態度 : 打破砂鍋問到底 不預設立場 , 公平無私 突破傳統的窠臼 , 讓任何改變都有可能 注意相關事件之前後關聯細節 由創意的角度切入 可能收集到的資料內涵 訪談記錄、觀察作業流程之記錄、 回收之問卷、作業程序手冊、單據、 報表、工作職務描述、… 2.以傳統方法取得系統需求 直接接觸 : 訪談、問卷調查、現場觀察 間接接觸 : 現行作業程序文件收集 2.1. 訪談(Interview) 並傾聽使用單位之需求 了解 作業程序、工作內容、組織目標、期望、 … ( 收集 事實、意見、構想、情緒、… ) 成功訪談的準則 訪談之規劃及記錄範例 訪談之規劃及記錄範例 ( 續 ) 二種常見的訪談問題格式 開放式 ( Open-ended Questions ) : 未預設答案 封閉式 ( Closed-ended Questions ) : 4 類題型 是非題 選擇題 感覺或評價尺度之評量 排序相關項目 五項 訪談原則 1) 不要給受訪者預設性或鼓勵性的答案 2) 專注地傾聽 ( Listen ) 並做好訪談記錄 3) 整理訪談資料與確認工作 ( 二天內完成 ) 4) 不宜給予受訪者在新系統方面過度的承諾 5) 從不同的角度去觀察現有系統 (不同使用需求) 2.2. 問卷調查 ( Questionnaires ) 訪問對象及問題較不深入卻較多較廣 四種挑選問卷對象的方法 1) 便利性樣本 2) 隨機樣本 3) 特定族群 4) 分層抽取樣本 問卷題目之設計 呈現方式 : 紙張、調查員、電話、磁碟、.. 題型設計 : 傾向封閉式為主 應避免語意不清 : 二套題目之比較 預試 ( Pretest ) 之必要性 訪談 與 問卷調查 之比較 考量 問題之多寡、組織之大小、使用者之人數、…. 2.3. 現場觀察作業程序 人們的認知和實際行為間可能有差異 範例 1 : 某學者之研究發現 , 假想的經理人其工作方式和實際觀察到結果有很大的差異  範例 2 : 某一位員工花費在 處理 E-mail 上的時間個人認知與實情之差異 ( 客觀資訊 之取得 ) 有人在身旁時 , 工作者常會改變其作業方式或心態 被觀察者及時間、地點之考量 2.4. 現行作業之程序及文件之收集 輔助直接接觸使用者資訊之不足 可供參考之文件除了作業處理程序、文件手冊外尚包含 組織宗旨、業務計畫、組織圖、… 文件可提供之資訊甚多 ( 現有系統之問題、滿足商機的需求、… ) 四種重要文件之取得 1) 作業程序 ( Work Procedure ) 可能資料有誤、不完整、老舊、與實際不符 範例 : 公司申請發明專利之程序 2) 現行之使用單據 ( business form ) 範例 : 銷貨單據 3) 現行之使用報表 ( Report ) 範例 : 年度資產負債比較表 4) 現有資訊系統之設計文件、操作手冊 現場觀察 及 文件收集 之比較 3. 以新潮方法取得系統需求 3.1. JAD 方法 將主要之使用者及經理人納入系統分析團隊 經由密集之聚會了解使用單位之需求 為一種較耗費企業資源 ( 尤其是 時間 ) 的方法 會議時的 七種 角色扮演 JAD 會議室之擺設及進行範例 JAD 會議室擺設格局 JAD 會議之環境考量 遠離上班地點 方便的支援工具 U 型的會議桌 … JAD 會議之虛擬開會情境 會議記錄之整理 3.2. 採用雛型系統 ( Prototype ) 　 可將使用者的書面需求快速地轉換成電腦雛型 一種不斷將 系統建置、意見諮詢、系統修正 的工作重複循環之作業方式( Iterative Process ) 較適合採用此方法之環境 ( 5 種 ) 及