办公自动化中的计算机技术应用探讨与研究.docx

办公自动化中的计算机技术应用探讨与研究 摘要： 计算机技术的应用在各个领域为信息的交流带来革命性的变化。本文从办公自动化概况入手，探讨办公自动化中的计算机技术应用，并进一步分析其实际意义，以期对这个问题进行有益思考。 Abstract： The application of computer technology brings revolutionary change for the communication of information in all fields. From the general situation of office automation， this paper discusses the application of computer technology in office automation and further analyzes the practical significance to think this problem with helpful significance. 关键词： 办公自动化;计算机技术;计算应用技术 Key words： office automation;computer technology;computer applied technology 中图分类号：TP317.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文献标识码：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章编号：1006-4311（2014）36-0205-02 0 ?引言 以往的办公系统中，对于数据的处理工作总是存在很多弊端，巨大的信息量和复杂的结构，使得办公系统对其处理比较模糊，比较困难。办公自动化正是基于这个问题提出的，借助先进的计算机技术和办公设备，办公人员通过操作这些设备，运用这些办公技术，将音频、图像、文字、视频等多种形式的信息集中在一起，以某一办公要求为目标，形成基本上人机一体的、综合性的办公系统。通过这种自动化的办公方式，可以提升工作效率，取得最佳的工作效果。下面我们就这一系统中最重要的一部分――计算机技术的应用来进行探讨，分析具体的应用意义。 1 ?概述 信息技术的时代不同于以往任何时代，科技技术的进步对现有的办公模式和办公理念提出了全新的挑战，提出办公实现数字化、无纸化的发展要求。其中，局域网的建立是关键的一环，为数字化和无纸化办公提供了基本的技术条件。更具体一点来讲，所谓的局域网中代表性的是内部网，这种网络在办公系统中最为常用，可以实现各种文件、通知和联络的即时有效，同时又能做到安全准确。内部网的操作是采取一种统一的方式，通过中央网络向各个办公部门发布信息的。当然，内部网只是办公自动化的一个组成部分，但其运行方式代表着计算机技术在自动化办公中的应用概况，即统一、高效、安全、便捷。 2 ?计算机技术应用于办公自动化的意义 2.1 提高工作效率 ?运用局域网和各种办公软件，不仅可以有效地提高个人的办公效率，更加重要的是，个人与个人之间，群体与群体之间，通过这种协同办公的方式，运用计算机技术，对工作信息进行及时的接受和处理，并实现高效的合作机制，最大限度地提高了工作效率。 2.2 节约办公成本 ?计算机技术的应用，实现了数字化、无纸化办公模式，这种模式使得办公成本大大降低，节约了大量的纸张、墨盒、耗材等办公用品，减少了采购的费用，把办公浪费降低到最小，更加有利于各种设备资源的共享和维护。 2.3 加强内部交流和外部联系 ?在数字化办公之前，大部分的工作环境都会受到工作场所和工作内容的限制，内部交流和外部交流都需要走正规的流程，耗费时间，又不能达到及时交流的目的。在实现了办公自动化后，这种内部和外部的交流变得更加方便，在工作范围之内，办公人员可以灵活地掌握，可以更加直观地进行业务交流和学习。 2.4 便于决策指挥 ?计算机技术的应用，使得原本容易滞后的决策指挥步骤变得更加高效，提高了工作的质量。上级领导在进行工作的决策和指挥室时，可以快速核查、跟踪进度、获得反馈等，是一种实时的管理模式，是科学的，是现代的，也是规范的。 3 ?计算机技术在办公自动化中的具体应用 3.1 硬件设备和软件资源 ?现代化办公的主要业务有文字编辑、信息处理、信息传输和信息检索等，这些业务通过计算机技术的发展，都向着越来越快捷和高效的方向发展。当然，要实现这些办公的自动化，首先要有的就是计算机这个硬件设备，也是核心的设备，其运行功能、运行条件、运行系统等，都会对办公自动化的实现带来很大的影响。而软件则是应用于计算机中的各种办公程序，这些程序在计算机的运行、管理、维护过程中都是至关重要的，具体来讲，主要的办公软件有以下几个方面：①基础的电子通信设备：局