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碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步理顺管理,优化集团甲指、甲供材料的采购流程,堵塞管理环节中的漏洞,特制定《碧桂园集团甲供、甲指材料采购管理办法》,以下简称“本办法”。
第二章 适用范围
第二条 本办法适用于集团国内所有项目。
第三章 术语和定义
第三条 甲指材料、甲供材料
甲指材料:在施工合同中指定品牌,要求施工单位必须按照甲方要求进行采购的材料。
甲指材料清单:
(1)A类甲指材料:
室外材料(外墙涂料、外墙砖、外墙人造文化石、屋面瓦、外墙披叠板、陶瓷薄板、泳池马赛克、玻纤瓦、石板瓦、成品天沟);
室内铺贴(抛光砖、瓷片、仿古砖、内墙涂料);
安防设备(火灾自动报警及消防联动控制系统、火灾自动报警及漏电监控系统、可视对讲系统、电线电缆)
(2)B类甲指材料:锌钢组合栏杆、通道防火门、淋浴屏风(集团装修院确认标准款式;集团指定厂家库、指定价格,由项目自行选择合适的厂家进行专项分包采购)
(3)C类甲指材料:钢筋、铝合金及塑钢门窗的型材及配件(集团指定品牌库,由施工单位自行选择供应商进行采购)
本办法所阐述的甲指材料事宜仅针对于A类甲指材料。
(二)甲供材料:由发包方(甲方)直接提供给施工方(乙方)用于施工的材料。
甲供材料清单范围:
1、卫浴:陶瓷洁具、龙头
2、机电类:开关面板、强电配电箱、弱电箱
3、灯饰: LED室内灯、LED户外灯、LED路灯、庭院灯等;直径货边长小于1.5米的吊灯、壁灯、吸顶灯、光纤灯等
4、空调:空调专业中的中央空调主机及控制设备、风机盘管、风柜、冷却塔、售楼部空调模块机组、分体及柜机空调器
以上所列甲指甲供材料为截止至2015年12月31日的分类,若有更新,由采购中心统一输出至集团各项目。
第四章 运行保障
第四条 材料管理责任人
集团每个项目都必须指定项目材料管理责任人(兼职的可以考虑给予一定补贴),具体负责项目甲指、甲供材料的合同、下单、收货、扣款环节的各项工作,由区域成本负责培训交底。
第五条 材料管理责任人岗位职责
材料管理责任人具体岗位职责要求如下:
(一)合同签订环节(甲指材料需要提前签订三方买卖合同)
(1)接到区域成本部发起的三方合同BIP线上审批流程后,及时审批流程并下载电子版三方合同,填写项目及承包单位联系单及联系方式,打印合同,在合同每一页签字。
(2)将合同移交承包单位签字盖章。承包单位盖章返回合同后,审核合同是否被修改过,盖章是否符合法律规定。将合同提交项目总经理签字,盖项目公司章。承包单位与项目公司都盖章后,将合同返回区域成本部审核。
(二)下单环节
甲指材料:督促承包单位根据项目进度制定材料计划,审核承包单位材料计划,督促承包单位及时下单给供应商;
甲供材料:督促承包单位根据项目进度制定材料计划,审核承包单位材料计划,在NC下单,填写施工单位名称、合同编号、工程名称。
(三)供货环节
(1)供应商第一次供货做现场交底、见证交货过程;所有送货单务必三方签字确认,由材料供应商提交至项目材料管理责任人加盖项目章(可后补)归档,以确保项目部掌握最新的供货数据,保证扣款的及时性及防止结算漏扣货款;
(2)当施工单位不配合收货时,应对送货的真实情况进行必要的取证。
(四)发票签收环节
甲指材料:协助供应商将抬头为承包单位的发票转交承包单位签收;
甲供材料:督促供应商开出抬头为碧桂园项目公司的发票,发起请款流程。
(五)扣款环节
审核施工单位发起的进度款,在明源ERP系统中引入已录入扣款信息,并保证扣款数据真实、准确。
第五章甲指材料采购管理
第六条 下单及供货
(一)前期准备:项目在要求供应商供货前,应先完成三方(承建单位、供应商、项目部)买卖合同的签订。
(二)下单阶段:承包单位应根据工程实际进度做好材料计划,列好采购清单交予项目材料管理责任人审核,审核完成后直接下单给供应商。
(三)供货阶段:供应商收到承建单位的采购清单后,应与施工单位、项目材料管理责任人再次核对材料计划,在三方确认盖章后,按照三方买卖合同约定供货。
(四)收货阶段:在材料到达施工现场后,承包单位应按规定清点、检查、验收货物,确认无误后在送货单上盖章确认收货,完成货物交接。
注:新项目第一次供货,项目材料管理责任人需给承包单位、供应商做现场交底、并见证交货过程;所有送货单务必由承包单位、供应商、项目部三方签字确认,由材料供应商提交至项目材料管理责任人加盖项目章(可后补)归档,以确保项目部掌握最新的供货数据,保证扣款的及时性及防止结算漏扣货款。
第七条 材料款申请
(一)资料提交:供货后,供应商需按照三方确认的送货单开材料发票给承建单位,并由承建单位签收发票原件。填写《月度供应汇总表》(不需要施工单位确认),提交请款资料。
(二)资料审批:集团采购中心审核
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