浅析医院文书档案管理工作.docVIP

浅析医院文书档案管理工作 摘要：医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要依据。提高文书水平，不仅关系到文书档案信息本身能否得到高效完整的保存、调取和利用，还关系到医院的信息利益和需求的满足程度是否达到标准。本文从文书档案管理工作的思想认识、文书档案管理机制、文书档案管理人员素质以及文书档案管理现代化建设等方面入手，分析了当前医院文书档案管理工作存在的问题，提出了提高文书档案管理水平的具体措施，为更好地实现文书档案管理工作的经济效益和社会效益提供了参考。 关键词：医院；文书档案；管理 1概述 文书档案是一种重要的信息资源，通常是指国家机关、社会团体以及个人在各种社会活动中不断形成并被作为原始记录保存起来以便查证利用的历史记录，可以从多角度、多侧面、多层次记载一个部门或单位的所有情况，具有较强的客观性，属于档案的一个重要构成成分。其中，文书档案管理工作是文书档案工作的重中之重，具有较强的专业性、服务性、保密性。 随着社会发展，文书档案作为医院的重要信息资源，地位越来越重要，医院的文书档案管理水平是规范化、制度化、科学化发展程度的重要标志，对医院自身建设和发展具有重要的作用。因此，加强医院文书档案管理水平现代化建设是医院适应新的社会形势，不断提高医院管理水平的需要，对于促进医院发展具有十分重要的意义。 2医院文书档案的特点 医院文书档案主要包括上级部门及领导的公文、医院的重大事件和活动记录、医院工作人员及病患信息等最原始的资料，是非常重要的信息资源，具有规范性、服务性以及保密性等特点。 （一）规范性 医院文书档案的规范性表现为各种公文、档案的格式规范化、制式化、标准化。由于医院文书档案的数量繁多，应用价值较高，因此，规范性的文书档案有助于文书档案的统一管理，是做好医院文书档案管理工作最基本的保障，同时也能提高文书档案的利用率，方便查询调阅。 （二）服务性 医院文书档案具有较高的实用价值，其最大作用是服务于领导层，如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作，促使文书档案资源得到合理的利用。因此，医院文书档案具有较强的服务性。 （三）保密性 医院文书档案中包含很多重要且不易公开的公文或资料，因此，保证文书档案的安全非常重要。不论是传统的纸质文书档案还是电子文书档案，保密工作都是医院文书档案管理的重要内容。 3医院文书档案管理存在的问题 （一）文书档案管理意识不够强 在相当一部分医院中，存在领导层对文书档案工作认识不全面、不透彻的现象。文书档案工作投入的人力和物力大，但见效慢，没有明显的经济效益，因此部分领导对文书档案管理工作不够重视，说起来重要，做起来却次要，认为文书档案管理就是简单的收集、归纳、保存而已，只要求文书档案保存好，在工作需要的时候能够提供参考。在众多职能科室中文书档案工作的地位不高，文书档案管理人员安排少，甚至兼顾其他工作，缺乏专职档案员，这种错误的观点给医院文书档案管理工作的实施造成了重重阻碍，严重影响了医院文书档案管理水平的提高。 （二）文书档案管理制度不完善 当前很多医院都存在文书档案管理制度缺失或不完善的问题，这与医院领导层对文书档案管理工作不够重视密切相关，文书档案管理制度缺失或不完善直接导致文书档案管理工作混乱，文书档案的规范程度低，检索效率不高。 （三）文??工作与档案工作衔接不紧密 文书与档案管理工作既相互独立又相互联系，二者是相辅相成的关系。而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。 （四）文书档案管理人员专业素质不够高 一些医院的文书档案管理人员，没有经过专业培训，专业水平与文书档案管理要求有一定的差距，或者经过专业培训但是很少参加继续培训，专业知识陈旧，严重影响了医院的文书档案管理水平。 （五）各部门配合不够 从医院各部门收集文件资料，是医院文书档案管理工作的重要一环，但在操作过程中却困难重重，有些部门为自己工作方便不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，而档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常心有余而力不足。这样就会导致一些重要的文件资料散失，造成严重后果。 （六）文书档案检索效率不足 手工检索与检索是文书档案检索的重要方式。一直以来，手工检索被广泛应用。在传统的文书档案管理工作中，手工检索方式应用范围较大。部分文书档案管理人员为了完成手工检索工作，花费大量时间与精力，且开发了许多样式的检索工具。但手工检索的质量一直不高，影响了文书档案管理价值的发挥。文书档案检索效率不足