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我国人事档案管理现状和对策探究 摘要：人事档案是事关个人发展、福利领取的重 要材料，也是组织考察、任用人员的主要依据。但因个人和 单位的档案意识薄弱，管理滞后制约了人事档案对人力资源 开发管理方面潜在作用的发挥。本文在介绍我国人事档案管 理现状的基础上，从健全人事档案制度、加强人员队伍建设、 优化管理模式和提高利用价值四个方面提出了相应对策。 关键词：人事档案 规范化 信息化 一、我国人事档案管理的现状 伴随改革开放的步伐，我国人事档案工作也取得了相应 的发展，如人事档案管理系统初具规模，制度体系基本建立, 业务工作逐步理顺，信息化建设也已提上议事日程。 但是，从“传统神祕观”到“现代淡薄观”的转变，人 们对人事档案的认识依然比较极端，曾经将人事档案看得过 于神祕，政审材料成为人事档案材料的重要组成部分，其它 各类材料中的个人陈述和他人评语也存在片面性，不符合人 事档案应真实完整、客观全面的要求；后来则陷入另一个极 端，灵活就业大趋势下，不少企业对员工的人事档案不关心 不重视，个人也视人事档案为鸡肋。人们意识不到自己有积 累和维护档案内容安全的义务，所填材料和表格也很随便。 “弃档族‘对自己档案的去向毫不关心，或者委托放在人才 中心后就再不过问，不及时补充新材料，也不续缴存档费用， 与存档机构长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档 案”。存档部门与材料形成部门联系不够紧密，不能及时将 人事档案材料收集归档，对收集起来的材料未经严格的鉴别 整理就保存起来，影响到材料的真实性、完整性。由于转档 不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，做不到 档随人走，这种“人档分离”状态既影响新单位的用人决 策，又增加原单位的档案保管压力。 人事档案不能引起单位和个人的重视，潜在的作用发挥 不出来，根本原因还是因为人事档案管理制度与人事制度脱 节，有关人事档案管理的法规更新不及时。例如《干部档案 工作条例》（1991）、《干部档案整理工作细则》（1991）、《企 业职工档案管理工作规定》（1992）、《流动人员人事档案管 理暂行规定》（1996）,最新的就是2009年修订的《干部人 事档案材料收集归档规定》。人事档案内容陈旧、利用价值 不高；作为一项被边缘化的辅助性工作，基础设施和保管条 件落后，人员配备不足，落后的管理模式不能与现代化管理 同步，难以满足用人单位和社会的需要。这些问题在一定程 度上制约了人事档案对人力资源开发、配置与管理潜在作用 的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案 对人力资源管理工作的潜在作用。 二、加强人事档案管理的对策 1.健全档案管理制度，规范化统一管理 人事档案是伴随个人一辈子、与个人发展、福利休戚相 关的材料。真实性是人事档案的生命，要防止涂改伪造、丢 失错放材料，保证所归档材料对人事工作有利用价值，就要 有一系列严格的规章制度来进行统一管理。首先人事档案制 度一定要与人事制度同步，充分发挥人事档案在人员流动、 工资调整及职称评定等方面的凭证依据作用。其次，建立统 一的立卷内容和建档标准、严格的联系沟通制度。因为人事 档案的材料来源广泛，在材料形成之时就要严格把关，并于 材料形成一个月内及时归档，避免遗漏或错误。那种平时各 部门自行收集保管材料，档案转出时才突击收集整理的方式 是不可取的。第三，规范各环节核心业务流程，从收集归档、 鉴别整理、保管、利用及转递，各个环节都要制定明确的原 则、基本流程和注意事项。 2?加强人员队伍建设，专业化科学管理 人事档案管理是一项政策性强、事关档案相对人利益的 工作，因此作为人事档案管理员，首先必须具备很强的服务 意识和高度的责任心，细心处理每个业务环节、耐心保管每 份人事档案，防止档案损坏或丢失，对人事档案相对人负责, 对自己的工作负责。其次要有较高的政治素质和专业素质， 热爱档案事业，领会并能解读相关政策，认真执行人事档案 管理制度，熟练掌握档案知识和业务技能，可以独立处理工 作中的一般问题。此外，作为管理者还要统筹安排好工作， 譬如每年七月份高校学生毕业之际，毕业生档案的转递进入 高峰期，高校及相关接收单位（尤其是人才服务中心）应做 好毕业生档案转递和接收工作的部署，安排档案管理人员加 班加点，及时准确地整理学生档案（其实这个工作应提前， 积极联系学生处、教务处相关部门，随时补充学生档案）、 并按就业协议书上提供的地址准确转递。接收单位要指派专 人负责，认真清点档案到达和完备情况，保证完整准确。 3?优化档案管理模式，信息化高效管理 在互联网高速发展的信息时代，人事档案的管理也应向 信息化、现代化发展。采用信息化现代管理手段，建立人事 档案管理系统。将每个人的档案材料录入计算机，并随时录 入最新信息。本人可以上网查询、核对自己的基本信息（严 格要求保密