11.项目信息及档案管理.pdf

工程项目管理精品课程组 项目信息及档案管理 第一节 项目建设过程中的信息管理 第二节 项目信息管理系统 第三节 项目建设过程中的档案管理 第一节 项目建设过程中的信息管理 第一节 项目建设过程中的信息管理 一、项目信息管理概述 二、工程项目信息管理流程 三、项目信息管理内容 一、项目信息管理概述 信息定义: 信息是客观存在的一切事物通过物质载体将 发生的信息、指令、数据信号等所包含的一 切，经传送交换的知识 信息特征： 来源广泛；非消耗性；表现形式多样；系统 性等 工程项目信息分类： （1）按建设项目管理职能，可分为：投资管理 信息、质量管理信息、进度管理信息、环境 及安全管理信息等 （2）按建设项目进展阶段，可分为：设计阶段 信息、招标阶段信息、施工阶段信息等 （3）按信息来源，可分为：项目内部信息、项 目外部信息 项目信息管理： 信息管理是指对信息的收集、整理、处 理、存储、传递与应用等一系列工作的总 称。 建设工程项目的信息管理，应根据其信 息的特点，有计划地组织信息沟通，并保证 能及时、准确获得各级管理者所需要的信 息，达到能正确做出决策的目的。 二、工程项目信息管理流程 • 项目信息流结构： 工程项目中的信息流包括两个最主要的信 息交换过程： （1）项目与外界的信息交换 （2）项目内部的信息交换 项目信息管理的基本环节：  信息的收集  信息的识别  项目信息的统一分类和编码  信息的传递与检索  信息的存储 三、项目信息管理内容  工程准备信息  项目管理信息  工程施工信息  竣工图  竣工验收信息 第二节 项目信息管理系统 第二节 项目信息管理系统 一、项目信息管理系统的总体规划 二、项目信息管理系统的设计 三、项目信息管理系统的实施 一、项目信息管理系统的总体规划 （1）确定新系统目标 （2）制定项目信息管理系统的实施策略与方案 （3）进行可行性分析与研究 结论可以有以下几种形式：①可以立即进 行；②需要增加资源才能进行；③需要等待 某些条件成熟后才能进行；④某些目标需要 修改才能进行；⑤不能或没有必要进行。 二、项目信息管理系统的设计 总体技术构架  数据库设计 功能板块设计 三、项目信息管理系统的实施 实施策略：应从企业和项目两个层面上来综合 考虑 管理组织：可借鉴与参考国内外先进的项目管 理信息系统，结合企业、项目自身的特点，按 一定的原则进行项目信息的管理组织 第三节 项目建设过程中的档案管理  项目档案管理规则  项目档案管理制度 一、项目档案管理规则 1.工程项目档案 工程项目资料是指项目部在工程项目建设活动中 形成的各种形式的信息记录,具有归档保 存价值的文字、图表、声像各种形式的 信息记录。项目档案是对上述资料归档 保存后形成的历史记录 工程项目档案的形式多种多样 （1）纸质载体档案:如合同文件、招投标文件 （2）声像档案：是纸质载体档案的必要补充 （3）电子文件：《电子文件归档与管理规范》 （GB/T18894-2002） 2.项目管理档案分类 根据工程的实际情况，参照《项目部管理、监理 资料分类目录》编制合理的项目资料分类表。 资料应分阶段、按单位工程建立案卷盒（夹） 按专业分类存放保管，文件标签要清晰、明确。 在计算机内建立档案资料文件管理目录树，方 便管理，便于保存和查找 3.项目管理文件编号 （1）项目部发文编号：年号-公司名称缩写-顺序号-项 目名称的第一个大写字母后加E （2 ）项目部会议纪要编号：年号-公司名称缩写-顺序 号-项目名称缩写后加HJ （3 ）项目管理月报编号：[年号][项目名称缩写]第xx期 （4 ）招投标文件编号：[年号][项目名称缩写]—[顺序 号]ZB （5 ）合同文件编号： [年号][项目名称缩