对云浮工程资料管理办法征求.docxVIP

对云浮工程资料的管理办法 （征求意见稿） 根据云浮工程资料混乱的实际情况，现制定以下管理 办法: 一、近期设计变更管理办法和步骤： 1、预算办尽快将自己部门的设计变更汇总表报审计中心; 2、此次设计变更资料清查、整理工作，由技术办牵头负责, 注：（工程本身的系统资料还是由项目部负责管理）； 3、审计中心将之前各个部门报来的设计变更汇总表，发给 技术办，由技术办负责清查，清查的具体内容如下: A、将所有部门的工程设计变更汇总表综合起来，汇总出 一份总的设计变更汇总表; B、 通过汇总可以检查出各个部门所遗漏的设计变更，将 各个部门遗漏的变更做一个统计表； C、 将存在问题的设计变更做一个统计，女口：没有按照公 司流程办理的变更、缺少部门、缺少签字、缺少盖章、缺少 报批等等的变更做一个统计表；（资料员要清楚哪个部门、 哪个阶段、谁签的字才是有效变更）。（这类设计变更不要做 任何修改和补办工作，因为这是历史，怎么处理待相关领导 扌旨不）； 设计变更资料管理到此先告一段落，审计中心根据检查 的情况再与领导商议下一步工作。 二、设计图纸及其他资料管理办法： 1、 首先对工程资料进行分类，以前正确的分类继续沿用， 不合理的，可以修改添加； 2、 所有部门的资料标签和分类名称要统一，资料里面首页 要有文件目录；（目录最终要求打印，但在使用过程中可以 手写，但字体要求公正）； 3、 严格收发、借阅、移交、存放管理制度； 4、 资料员要熟悉公司的流程和OA系统里的各种表格，对每 个施工工程应该提交什么资料要清楚，施工方提交的不符合 要求的资料不得接收和走流程，更不能将施工方提交的不规 范的流程表编制在资料档案内，资料负责人要做定期检查） 5、 工程资料里面的工作联系函有一些牵涉到设计变更，有 一些没有牵涉到设计变更，而且一些联系函要求变更但没有 批准的，也不能算设计变更，编入档案内，对于这一点各区 的资料员一定要注意，负责人也要经常检查并给以指导； 6、有些设计变更是以工程联系函的形式出现，这样很容易 把这两种资料搞乱，造成资料分类管理混乱，要区别开设计 变更和工作联系函，要从设计的源头做好这项工作； 7、目前的设计图纸在很多工程上都出现了很多版本，由资 料管理的负责人牵头，负责对设计图纸进行清查，这是很复 杂很麻烦的工作，负责人首先要搞清楚产生这种情况的原 因：设计版本不一样的原因可能有以下情况（供参考）： 我司在设计上进行了一些修改：如空调进行了修改、消 防进行修改、卫生间等等修改； 招投标签定合同的时候，对一些工作量范围进行了调整; 设计中心对图纸的修改、技术办对图纸的修改、程控中 心对工程量范围的调整，没有系统的汇总起来给设计院进行 统一修改，造成设计院最终版的先天性缺陷； 由于技术办资料员更换的多，移交的不仔细、不专业， 造成技术办在最终电子版和蓝图纸版本上的混乱；负责人要 对技术办资料员电脑里面的资料和图纸要进行彻底的整理； 建议：资料负责人要从每一个单位工程入手，一定要经 常和设计中心、技术办、程控中心、项目部、预算办、施工 方等部门加强沟通，充分听取以上部门对该工程在图纸和工 程量方面的大的修改意见，对招投标图纸和实际施工图纸进 行对照，对每一份设计图纸的审查都要有一个详细的报告, 报告中要明确招投标版和实际版本有哪些区别和变更。 该报告经上述部门认可后，用图章在实际使用的图纸上 做好标记，在招投标版本的蓝图上也做好标记，并附核查报 告（特别要注明区别在什么地方）。同时在电脑里面对这两 个版本要做标记，不能再搞混了。 以此类推，一个一个的把每一个工程图纸清理一遍。 8、资料负责人和资料员，首先要对工程每一个施工阶段应 该提交什么资料清楚; 对于施工方没有按照规范要求提交资料的，资料员要给 项目经理及资料负责人汇报； 9、 资料员要对施工方提交的资料真实度进行鉴别，发现弄 虚作假的行为及时报告。 10、 对于实物资料的管理，电脑里面要有备份； 11、 资料员要熟悉政府部门在竣工验收时：建设方、施工方 和监理方分别应该提交什么资料，对于政府部门要求备案的 工程，一定要提前准备好资料； 12、要配备一个专门负责资料的人员，统一对资料工作进行 管理、指导、检查和业务培训，以改变目前资料的混乱状况。 注：此项工作，挑选资料负责人是很关键的：1、该负 责人必须首先忠诚公司、为人正派、对工作一丝不苟，认真 负责、积极肯干；2、看图全面：能看懂土建、设备安装、 园林、装修等图纸；3、必须要清楚每个施工阶段应该提交 什么资料，懂得资料的管理；4、协调能力强。只有具备了 这四条，云浮的资料管理工作才能做好。 同时这项工作一定要各个部门的全力配合，否则仅靠一 个负责人和几个资料员是无法做好全部工程的资料，如果这 项工作真的做好了，公司的管理也不会这