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浅谈高级秘书 第一节 企业为什么需要秘书 1、秘书每天都在做些什么 秘书工作对一些人来说显得非常神秘。许多人以为秘书每天的工作就 是陪老板外出谈生意，出席各种豪华宴会，非常风光。那么，秘书每 天实际上都在做些什么呢？先来看一个在北京某外企总经理办公室 工作的秘书一天的工作吧！她毕业于北京某大学中文系，在这家公司 的总经理办公室已经工作了2 年，顶头上司是公司副总，美籍华人， 负责公司销售。 8：40 到达自己的办公室 8：45 打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品 9 ：00 上司到办公室 9 ：15 为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任 在接待室接待预约好的客人 9 ：30 有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复 9 ：45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人 10：00 接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录， 整理报纸杂志，剪报、扫描等等 10：30 接待客人，给客人沏茶等 11：40 上司外出，将上司交待的文件打完 12：00 午休 13：00 回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等 13：10 上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上 次出差时的单据，核算出差费用 14：00 根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件 14：30 招待客人，给沏茶 15：25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完） 15：30 为公司司务会准备咖啡 16：00 帮总经理办公室主任的信写好之后，写好信封，并通知快递 公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工 作日程表，交给上司 17：30 上司出门办事，整理未完成的文件 18：00 下班 除此以外，秘书还经常要预订饭店、为上司准备午饭、准备客户礼品、 打扫秘书办公室、给会议准备茶水等。 2 、秘书在公司起什么作用 从上面的例子可以看出，给企业领导人配备秘书就是协助他们处理一 些日常杂事；其实，不只限于企业的领导人，就是一般的社会组织的 领导人也需要配备秘书；之所以要给领导人配备秘书，就是减少他们 在决策过程中受到的干扰。领导人在处理各种问题的过程中，都常常 被迫作出各种明确的决策，而这些决策都伴随着相应的责任风险。如 果没有人帮助他们排除决策过程中受到的干扰，那他们的决策就不一 定能做到科学而且及时。 秘书在公司运行过程中起着一种中枢神经的作用，在许多企业里，公 司内外的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发 出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存 在，公司运转的效率有可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程 中出现失误的话，就有可能造成整个公司运行的混乱。比如，秘书为 了个人目的晚传“圣旨”甚至假传“圣旨”，就有可能损害整个公司 的利益。 3、秘书到底是什么 那么，秘书到底是什么？首先我们不妨来看一个这样的例子。 下个星期要开董事会了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门 送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集 来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同， 真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行 筛选、甄别、分类和整理。上司作决策需要有真实可靠的信息，否则 就等于盲人骑瞎马，而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书 忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来 想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，说 答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后 打电话通知一下…… 从这个例子可以看出，作为公司的秘书主要有两项工作，一项工作就 是协助上司收集决策所需的信息。有了正确的信息，上司在决策过程 中还要有一个平和的心态，所以，秘书的另一项工作就是帮上司排除 在他决策过程中的各种干扰。上司也是人，他们的情绪也容易受外界 的影响。如果没有一个平和的心态，就很难保证决策的正确。 秘书是什么？秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人。 4 、如何划分秘书的职责范围 在实际工作中，许多秘书从为上司出谋划策，到帮上司接送上幼儿园 的孩子，似乎什么都要管，俨然一个“管家婆”，因此一些秘书对此 颇有微词。那么，到底有哪些工作是秘书应该做的，哪些事情不应划 入秘书工作的职责范围呢？不仅在那些管理水平较高的企业，就是在 现在的各种秘书学教科书中，也似乎是仁者见仁，智者见智。 作为一种正式