酒店管理采购__酒店采购制度及程序(叶予舜).pdf

酒店管理采购 酒店采购制度及程序 酒店采购制度及程序 当酒店的业务运作进行时，采购部是负责酒店一切物品的采购及服务的部门， 酒店一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，酒店不允许未经行政管理部门 批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外〕及非现金的交易，需用部门必须 按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部要提供最新的市场信息 的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务，搜集良好的品 质的物料和供应商来配合酒店的政策，采购人员必须对所有物品的数量、质量、 价格、货源等加以控制，并能按各部门的要求，购入质优、价廉的货品从而达到 最大限度的降低进货成本提高利润，节约资金之目的。 采购程序： 一 采购货品分类： 1. 货舱存货补充：仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料 的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障酒店任何时间均有 合理的物料供应。 2. 部门新增的物品：运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物料 时， 所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后，由采购部门进行洽购， 以适应新的业务发展。 3. 部门替换旧有设备或物品：当酒店的业务运作至一定周期时，操作设备，器 1 叶予舜 二〇一四年四月二十七日星期日 材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。 4. 物品和饮料供应：食物及饮料供应品因性质不同，且受客人流量和消费的影 响，故每天都有极大的流量，加上品质方面的选定，需要厨房部，饮食部， 采购部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品， 因此，其采购申请和程序与其他部门不同 ，除了批量的采购外，亦有每天补 充用料的每日市场采购。 5. 燃油和燃料 6. 维修物料和工程零配件。 7. 紧急用品和零星用品 二 货舱存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序 1. 采购申请 1.1 货舱存货补充 各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线，在存量接近或低于补充线 时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有 关部门，表内必须注明以上资料： 货品名称 a. 平均每月消耗量 b. 库存数量 c. 最近一次订货数量 d. 最近一次订货数量建议 e. 提供本次订货数量建议 2 叶予舜 二〇一四年四月二十七日星期日 f. 若有可能应随附样品 有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充，如有任何转变或更 改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采 购部。 1.2 部门新增物品 若有部门欲增置新物品，部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在 内，如没有预算，应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。 1.3 部门替换旧有设备或物品 如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损 坏报告”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏报告副本和采购 申请表送交采购部。 2. 采购申请单 2.1 所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后，整份共 四页交给采购部。 采购申请单一共四页，在经行政办批准后： 第一页：收货部存档（存收货组准备收货） 第二页：采购部存档 第三页：财务部存档（应付会计核算） 第四页：部门存档 2.2 填写采购申请单时部门主管应注意的事项： a. 货品名称，规格，数量及数量单位必须列明 3 叶予舜 二〇一四年四月二十七日星期日 b. 如货物必须在指定日期前收到请注明 c. 此申请单只限于部门主管签署