网络化是企业档案计算机管理发展必然趋势.docxVIP

网络化是企业档案计算机管理发展必然趋势 【摘要】本文通过分析企业档案管理的现状和目前计算 机硬软件发展情况，阐述了网络化是档案计算机管理发展的 必然趋势。 【关键词】企业档案管理；现状；网络化 在科学技术迅猛发展的今天，企业对档案提供利用的要 求也越来越高，人写手抄、翻本本查的传统管理模式早以不 能适应企业发展的需求，因此档案部门如何管理好企业的档 案资料，最大限度的提供利用，笔者认为，实现网络化是企 业档案计算机管理发展的必然趋势。 1企业档案管理现状 1.1纸质档案存储占用大量库房 企业档案随着企业的发展、时间的推移逐年增多，许多 企业档案馆库存量基本达到饱和，大量档案存储面临困难， 同时为了把企业做大做强，使企业在市场经济浪潮中占有立 足之地，企业生产不断扩大，档案存储问题日趋严重，为满 足存储的需要，需投资大量资金增加库房，因此，档案管理 部门必须改变这种存储方式，实现光盘存储, 部门必须改变这种存储方式，实现光盘存储, 才能减少不必 要的基建投资。 1.2纸质档案容易损坏难以长久保存 纸质档案随着保存时间的延长，逐渐老化、变脆、褪色, 加之查找利用时经常来回折叠、磨损，久而久之档案字迹将 会模糊不清，造成档案信息丢失。因此，到一定时间须对这 些图纸进行复制，这样需要花费许多人力、大量资金，而且 质量难以保证，既然如此早日投资建立档案计算机网络管 理，即能避免重复劳动，又能解决纸质档案破损问题。 1.3计算机条目管理仍要查纸质原件 近几年来，经过档案同仁们的不懈努力，企业档案管理 有了一定程度进步，许多企业实现了档案计算机条目管理， 通过条目管理可很快查找到时所需要条目，但还需按条目到 库房去查找全文，仍然摆脱不了查找纸质档案的落后方式， 不便于档案的利用和二次开发，难以充分发挥档案保存的价 值。 1.4电子档案无法提供利用 随着计算机的普及和广泛应用，办公自动化产生了文书 电子档案，设计自动化产生了 CAD电子图档，会计电算化产 生了财务电子档案等等。这些档案将面临着如何归档，归档 后又如何提供查阅利用等问题，要求他们用纸质档案归档， 这太不现实，不符合当今社会发展形势，用电子文件方式归 档，档案馆没有必备的硬件、软件环境，无法读出、复制、 提供利用，失去了归档的意义，因此，档案管理部门必须改 变目前这种管理方式，实现档案计算机网络管理，才能为电子档案查阅利用提供一个必备环境。 企业档案管理的目的就是为了更好的为企业提供信息 服务，上述现状，已远远不能适应企业发展的需求，特别是 种种电子档案根本无法提供利用，如不尽快采取措施，这些 电子档案将会随着时间的推移导致信息数据丢失、非法更改 或删除，将会造成不必要的延迟和不必要的浪费，因此实现 档案计算机网络管理是迫切的、必要的。 2企业档案计算机网络管理条件成熟可行 计算机技术的大革命，带来了计算机网络技术的大发 展，网络设备和网络操作系统以及档案网络管理软件日趋成 熟，给企业档案计算机网络管理提供了必备的管理条件。 2.1网络设备和网络操作系统性能稳定可靠 一是，计算机技术的发展，使得服务器的内存容量和硬 盘容量不断增大，而且质量可靠、性能稳定，如全新的第五 代服务器HP ProliantML350立式服务器，最大处理器数量2, 有6个扩展插槽，内存容量4X4GB,硬盘存储容量是热插拔 扩充式的,最多可配置6 扩充式的, 最多可配置6个硬盘, 硬盘大小有 9. 1GB、300GB 等，可根据资金和本企业存储量自由配置多个硬盘，这样既 能满足现在档案存储的需要，又能为将来存储容量增加扩充 硬盘, 硬盘, 为档案管理提供了一个必须的大容量存储环境，解决 了档案数据在线查寻的难题。二是，网络操作系统采用实时 多用户操作系统，该系统允许同时多个档案操作员进行数据 录入或扫描输入，与此同时多个用户可对已录入和扫描存储 在数据库中的数据进行检索查找，满足了档案操作员和查寻 用户同时工作的需要。 2.2光盘存储容量大，可靠性高 大容量硬盘，可满足档案存储在线查找的需要，但是一 旦硬盘发生故障，硬盘数据无法读出，大量数据将会丢失, 辛辛苦苦工作的一切将前功尽弃。光盘的问世，解决了大量 电子档案长期保存问题，一张光盘容量可达4.7G, B,可存 储A1图纸14808张。绿盘CD-R可保存50年，金盘可保存 100年，蓝盘也可以达到70年。只要将光盘妥善保存和使用， 快到保存期限时，再重新刻录备份一次，确保数据的安全， 就可以不断延长保存时间，为档案数据永久保存提供了一个 可靠的保存介质。 2.3档案管理软件日趋成熟 多年来经过计算机人员和档案管理人员的共同努力和 研究，档案管理软件日趋成熟，功能增强，稳定性好。各种 商品化档案管理软件各具特色，档案管理软件有单机版和网 络版2种，单