某电子公司423文件控制程序.doc

SHAPE \* MERGEFORMAT XXXX电子有限公司 文件编号：JCH-QMSP-4.2.3 文件控制程序 版本号： B/0 第 PAGE 4 页 共 NUMPAGES 4页 修 改 记 录 修 改 码 更 改 通 知 单 号 年 月 日 年 月 日 拟稿: 批准: 1 目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制，包括外来技术文件、管理文件、标准法律法规等。 3 职责 3.1总经理负责批准、发布质量手册和程序文件。 3.2 管理者代表负责审核质量手册、程序文件和审批其它现有体系文件（包括质量记录表格）。 3.3 各部门经理负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 3.4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审、发放和回收管理、负责各种标准的收集与管理。 3.5 各部门负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4 工作程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册为公司第一级质量管理体系文件，由办公室备案保存；各部门对本部门的质量手册进行保管。 4.1.2 程序文件汇编为公司第二级质量管理体系文件，由办公室备案保存; 各部门对本部门的质量手册进行保管。 4.1.3 公司第三级质量管理体系文件分为两类： 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；质量记录文件等，由各部门自行保存并报办公室备案存档； 其他质量管理文件：可以是针对特定项目、产品或合同编制的质量计划或其他标准、规范等，文件组成应适合于其特有的活动方式，由各相关部门保存、使用。 4.1.4 公司各级管理性文件，如各种管理规章制度、外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。 4.2 文件的编号 质量管理体系文件的编号规定: -2-质量手册 -2- 公司名称代号-质量手册-发布年份 例如：JCH-QMS-2007；JCH-表示金川电子有限公司,QMS-表示质量手册;2007年发布年份。 程序文件 公司名称代号-程序文件-章节号(发布年份) 例如:JCH-QMSP-4.2.3; JCH表示金川电子;QMSP表示程序文件,4.2.3表示文件控制文件代号. 质量记录：企业代号-质量记录代号-标准条款号-质量记录编号 例如：JCH-QR5.6-01；JCH表示金川电子；QR表示质量记录；5.6表示标准条款号管理评审，01表示第一个质量记录表格。 公司其它文件： 企业代号-文件代号+部门名称-文件顺序号-编制年号 例如：JCH-G.PZ05-2007，JCH表示金川电子；PZ05表示品质部发放的第5号放管理文件，2007表示发布年份。 流程图：企业代号－文件代号.流程图＋文件顺序号－编制年号 例如：JCH-G.SP05-2006 JCH表示金川电子；G.SP05表示第5号管理流程图, 2006表示发布年份。 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 公司所有文件在发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的： a）质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放、备案保存； b）各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审批，办公室负责登记、发放； c）办公室负责将各部门编写、使用的各类文件进行汇总并编制《受控文件清单》，确保各部门、岗位使用有效文件。并根据该清单将待发放和回收的文件名称、文件编号或标准号登入到《文件发放、回收记录》中，实施发放和回收，确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本。 d) 外来管理性文件、标准和法律法规文件由办公室负责登记、发放并备案保存。 e) 技术性（外来）文件由工程部负责登记发放并备案保存。 -3-4.4 文件的受控状况 -3- 本公司的质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类。 a）受控文件主要指与质量管理体系运行紧密相关的文件。主要控制此类文件的编制、发放、修改、回收、作废等；所有受控文件应在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。 b）向供应商提供的产品图纸或技术文件都必须加盖“受控”印章。 c)　非受控文件主要指用于投标或向顾客提供证实的文件，此类文件发放时应在其封面加盖“非受控”印章。 4.5 文件的更改 a) 质量手册、程序文件由办公室主持更改，填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改。 b) 其他文件的更改由各相应主管部门负责人主持更改，填写《文件更改通知单》，经管理者代表审批，再由各相应部门指定人员进行更改。如果指