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高校人事档案信息化优化 ［摘要］本文在阐释人事档案信息化内涵的基础上，基于个人的思考和观察，从保持人事信息的动态性、优质的信息化团队建设、人事信息的共享及安全保障等几个方面浅层论述了人事档案信息化的实现和优化的路径。 ［关键词］高校；人事档案；信息化 人事档案之所以出现首先是因为人们需要一种方式来对人事信息进行外脑储存，让其发挥凭证和参考作用，从而更好地对“人”进行管理。即便是在人事制度改革不断深入的今天，人事档案依然是企事业单位接纳人才的绝对凭证，高校也不例外。计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术的逐步发展给人事档案的发展带来了新方式、新方法的同时也使人事档案进行信息化建设成为了必然。 1高校人事档案信息化的内涵 1963年，日本学者TadaoUmesao在《论信息产业》一文中提出：“信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称。”这是“信息化”这一术语的首次露面，随着信息技术的飞速发展，“信息化”也成为了最常使用的高频热门词汇。我国有学者这样定义：“信息化是以信息技术广泛应用为指导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。”更为具体地说就是在经济、科技等社会领域里广泛应用现代的信息技术，科学规划信息资源，合理建设信息基础设施，提供有效的信息服务，从而不断提高各领域综合实力的过程。由于档案信息化的推动，人事档案管理信息化也提上日程，各个高校也需要顺应这样的潮流。高校进行人事档案信息化建设就是在各高校的领导及有关部门的统一规划和组织下，在人事档案管理活动中充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术，紧密结合本校实际，对潜在于高校人事档案中的信息资源进行整合、管理和利用，实现高校人事档案信息资源的优化配置，促进高层次人才的合理流动，同时也促使人才强校愿望的实现。 2高校人事档案信息化的实现及其优化 近三十年的人事档案信息化实践表明，在不同时期人们对于人事档案信息化具有不同的期待，不同行业对人事档案信息化设有不同的目标。因此，各个高校人事档案进行信息化建设过程，也会从本校的实际出发进行校本化的建设和目标设定。笔者基于自己的观察和思考，认为高校人事档案进行信息化建设还应该从以下几方面来着手逐步实现和优化。2.1及时更新内容，保持人事信息的动态性。人事档案是人另一种形态的存在，一份好的人事档案应能全面、生动、鲜活地反映一个人各方面的情况，做到“阅卷如见人”。而现实中许多的人事档案内容“空洞的、形式的多，细致的、实质性的少；反映个人经历、学历、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。”这使得人事档案的价值未能充分地体现和发挥。2.1.1拓展个性内容，收集补充新内容，真正做到。“档若其人”“高校人事档案的个性化，是人事档案的纵深面，体现了人事档案的价值，它可以满足对人事档案主体的筛选和使用。人事档案一旦失去个性，也就失去了一个重要的内容特质，其存在的价值大大削弱。”笔者十分赞同这样的说法，随着高等教育事业的不断发展和改革的继续深入，高校师资队伍的建设和结构优化以及学科建设都对人事档案工作提出了更高层次的要求，这也就意味着在人事档案的收集和整理过程中需要更加注重对反映教师学术专长、个人特点的材料的收集。人事档案里应该增加反映教职工个性化，能突出重点、亮点的内容记录，比如：个性特征、素质能力、心理和身体健康状况、教学工作、论文专著、科研成就和个人专业特点、信用记录等内容，这不仅能增加人事档案的全面性和完整性，也能使得人事档案多一些个人化的、生活化的、鲜活的、生动的气息，也才能真正做到“档若其人”。在保证人事档案有个人特色的同时，也要保证档案材料随着时间的推移能够及时更新、补充和完善。如果人事档案里的信息是陈旧的、过时的，那么它就和一份过期的旧报纸没有差别，价值寥寥。2.1.2有家庭成员参与的人事信息共建。人事档案与个人关系密切，但是档案主要由单位或机构保存、利用，个人鲜有机会了解，很多人根本不知道自己档案里面究竟装了些什么，也不知道档案究竟有什么用，这与档案和档案工作远离人们的日常生活有直接关系。高校在进行人事档案信息化建设过程中可以尝试指导教职工建立家庭档案，再由家庭档案逐渐发展到人事档案，这对人事档案内容的丰富、形式的多样以及记录的个性化十分有益。并且也能使“档案”深入到教职工的学习生活中。家庭档案类型和内容可以丰富多样。可以包括一些履历材料，比如人学、人党团时间，结婚纪念日，家庭成员的生日等；也可以包括一些证件材料，比如学生证、学位证、毕业证、工作证、职称资格证书等等。这些丰富内容除了以纸质的形式保存以外，教职工将本人的讲学、科研等活动的信息可以以照片、视频、音频的方式存储，经过档案人员的认真鉴定