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对合并高校档案管理的思考 中国高校档案工作自中华人民共和国成立初建立，至 20世纪90年代，已基本形成一个以综合档案室为基础， 档案馆为骨干的有中国特色的社会主义高校档案事业的框 架，其标志是：档案工作法制建设基本配套，业务标准、 规范基本具备；档案实现了集中统一管理，并进行了有效 的开发利用；档案工作网络建立健全，高校档案工作之间 注重横向联合，协作发展。但随着社会主义市场经济体制 的确立与完善，高教管理体制改革的深化，特别是合并办 学形式的大量产生，对高校档案工作，尤其是对合并高校 的档案管理带来一定的冲击。据统计，从1 9 9 2年到今 年上半年止，全国有2 9 2所高校组建为1 2 0所，如何 管理好这些合并高校的档案便成为高校改革中的一个重要 问题。 一、合并高校档案管理中存在的问题及原因 1并校期间文书立卷、归档的问题 合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案 管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会 出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归 档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一 些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工 作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把 没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而 遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者， 在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无 用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移 交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造 成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白; 二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施; 三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。 2档案的集中管理问题 按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管 理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合 并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组 成院校大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面 的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。 在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金 扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其 效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前 原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等，这些共 同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。 3 档案网络建设问题 高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的 档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了 变化，并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体， 新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分 散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系 困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际 问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不 集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日 程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。 4 档案排序、管理重新理顺问题 合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近 的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属 关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后 档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各 校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老 校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校 基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排 序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在 着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等 问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理， 或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像 档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配 备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门， 由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段 等；……这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的 开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境， 应对症下药，采取有效的解决措施。 二、合并高校档案管理应把握的几个问题 合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案 意识，建立健全并校后的档案管理工作制度，合理配备档 案管理人员，妥善确立档案工作目标。 1强化档案意识，规范档案管理 前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原 因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因 此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。 因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的 工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应 通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大 教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的 宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件， 是不可