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我国当前建立文件中心的再思考 一、我国建立文件中心的现实需要 笔者认为，我国不仅存在建立文件中心的现实需要， 而且这一需要还很迫切。理由主要来自两个方面：一是经 济高效化的要求；二是多元化的需求。 首先，尽管我国已建立有比较完备的机关档案室体系， 但其整体效能与具有经济和高效优点的文件中心相比还是 存在一定差距。 其次，不断变化的社会环境和档案工作环境使半现行 文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立半现行文 件管理机构的多元化需求。我国当前正处在变革时期，社 会环境复杂多变，这对档案工作环境产生了相当大的冲击 和影响。一方面，国家政治体制改革引发的机构精简和人 员调整使得相当一批政府机关的档案部门不得不撤销或合 并，档案人员也不得不下岗或分流。另一方面，社会主义 市场经济的确立和发展使我国所有制成份和企业资产形式 从单一走向多元化，三资企业和私营企业大量建立，国有 中小企业大量改组、转制、兼并甚至破产，这些企业的档 案工作或需要新建，或需要调整，或需要移交。政府机关 和企业档案工作出现的新特点和面临的新形势需要实行多 元化的管理方式，以适应不同特点和需求。 必须强调一点，笔者针对上述现实需要提出我国当前 建立文件中心的设想必须基于一个前提，那就是应将文件 中心不再视为半现行文件管理机构的一种特定称谓，而应 视为半现行文件管理最佳组织形式的代名词。假如一味纠 缠于文件中心的狭义概念，结果可能就会像某些学者那样， 依据我国没有对应称谓得出“我国没有文件中心”的结论 1 。退一步说，即使如此，这一结论并不意味着我国 没有建立文件中心的必要，相反恰恰证明了建立的迫切需 要。实践证明，在追求文档管理最优化目标的驱动下，我 国己经开始出现了一些新型档案管理组织形式，它们与文 件中心可以说是名异而实同的。 二、我国现有新型档案管理机构 及其与文件中心的关系 一联合档案室 联合档案室主要是针对区、县级机关档案管理的不足， 从8 0年代起建立的一种新型机关档案管理组织形式。一 般做法是在相同的行业系统或区域，在充分考虑机关单位 驻地远近和档案利用方便的基础上，将原来若干“小而全” 的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一 个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整 体开发、综合利用。这种联合档案室大多归属于牵头单位 领导，它的库房、经费和编制由牵头单位和参联单位共同 解决。8 0年代以来，我国不少区、县都出现了联合档案 室，较富代表性的包括河北张家口地区地直机关联合档案 室、四川长寿县县直机关联合档案室、吉林市船营区区直 机关联合档案室等等。 近2 0年的实践证明，联合档案室取得了明显的成 效。它不仅有利于消除区、县级机关原有单一档案室管理 模式中存在的机构不健全、人员不稳定、制度不规范、管 理水平不高等不足，更重要的优点是节省了人财物资源， 符合精简高效的原则。因为联合档案室可以通过人财物资 源的集中配备和使用确保档案室设施的齐备，改变了原来 档案工作各自为政、参差不齐的局面，提高了管理质量。 仅以吉林市船营区区直机关联合档案室为例，它是由区政 府下属1 6个机关档案室联合而成的。联合前共有1 6名 兼职档案人员，库房面积累计1 9 2平方米；联合后只设 2名专职档案人员，库房面积仅用3 5平方米就满足了工 作需要。为此，理论界对联合档案室的优越性给予了充分 肯定，认为它是一种适合区、县级机关档案管理的切实可 行的组织形式。目前，联合档案室已经推广到全国许多地 区，成为档案室体系中的一种新型形式。 二档案寄存中心 档案寄存中心主要是针对企业档案的多元化管理需要 到9 0年代末建立的一种新型档案管理组织形式。这种多 元化管理需要是我国社会主义市场经济发展的结果。在过 去计划经济体制下，我国的企业只不过是政府分支机构， 它们与政府机关一样也是无论大小均设置档案室保管档案 随着市场经济体制的确立和发展，企业的性质和特点发生 了明显变化。从性质上看，企业从政府的附属物转变成为 自主经营、自负盈亏的经济实体，成为以市场为中心、追 求最大经济效益的利益主体。从特点上看，企业不仅数量 急剧增加，而且类型大大丰富。多元化的所有制形式和多 层次的资产联合改变了过去国有企业资产单一化的形式， 企业的类型划分具有多标准、多结果的特点。 企业类型的多元化使得各个企业的外部环境和内部条 件都存在相当差异，档案工作自然也是千差万别，相应产 生了多元化的管理需求。特别是9 0年代以来，无论是国 有企业还是非国有企业，档案管理都出现了一些新情况和 新问题。一方面，国有企业改革中出现了企业档案管理不 善甚至流失的现象。在“抓大放小”的指导思想下，不少 国有中小企业由于破产、拍卖、改组、兼并、转制等因素 导致产权发生变动，长期生产和经营活动中形成的企业档