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数据库在档案管理中的应用 ［摘要］本文分析了数据库在档案管理中应用的现状与 不足，讨论了利用数据库技术对档案进行管理的实现和应用 提出了有建设性的对策和建议，提出了自己的思考。 ［关键词］数据库档案管理应用 信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会发展 和变革的重要力量。随着我国各单位业务的急速发展，单纯 的手工记录方式已无法及时有效地对档案材料进行收集、 整理、立卷、归档和管理。而计算机技术在近十年来的迅 猛发展，使得各单位利用计算机对档案进行辅助管理成为可 能。档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术，对 档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务，主要包括 档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一 体化、档案信息的高度共享等。 《全国档案信息化建设实施纲要》规定了我国近期档 案工作发展目标，《国家信息化发展战略（XX年一2020年）》 的审议通过，为档案信息化提供了有力保障。计算机的介入 打破了传统的管理模式，使得原本松散、庞杂的档案管理迈 入了集中统一、信息自动化的新领域。虽然，利用计算机辅 助管理档案能大量减轻管理工作的强度、提高管理工作的 效率,并能减少管理工作的失误，但是由于计算机技术，尤其 是数据库的发展是一个逐步开发、完善的过程，同时使用该 技术的工作人员也有逐步学习、应用的阶段，因此计算机辅 助管理各单位档案中也存在着不少需要解决的问题。 、数据库在档案管理中应用的现状与不足 随着各单位业务的不断扩大，传统的手工管理档案的方 法，已经不能适应成倍膨胀的档案数量，也无法满足社会对 档案的巨大利用需求，利用档案管理软件进行计算机管理是 提高各单位档案服务水平的必由之路。将手工管理的纸质 档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟 态，档案信息与载体分离，在这个意义上说网络传递的仅是 档案信息，用户得到的仅是复制品，而非档案原件。使用数 据库计算机辅助管理档案不同于以往对纸质文档进行收集、 整理、立卷、归档、管理等工作，管理人员除了需要具备档 案管理业务素质外，还需要对计算机及数据库应用具备一定 的认识。有相当多的档案管理工作人员知识结构老化，缺乏 计算机技术知识，不能准确、规范地录入基本信息，导致基 本信息错误、缺失甚至张冠李戴。与此同时，由于一些档案 管理软件在建立时仅考虑当时的数据量和用户需求，数据库 结构中只有比较有限的几个数据字段，数据库容量较小，不 能导出通用格式的数据。当数据量成倍增加，数据库运行的 速度就相应减慢，使工作效率被迫降低。 二、数据库在档案管理中的应用建议 要全面提升档案数据库系统的安全水平是个艰难的过 程，涉及方面很多，需要管理部门投入人量的人力物力。有 些方面，例如，设备的可靠性，火灾预防等方面，主要涉及投 入力度的问题：防止人为的有意识破坏方面，如泄密监取密 码口令、计算机病毒、黑客等，主要依靠管理制度和计算机 安全专项技术。但在数据库的一致性、完整性问题上，档案 管理部门自身起着决定性作用。主要应关注以下几点： 采用科学的数据库开发方式 早期使用结构化方法开发的档案管理软件，其稳定性、 可修改性和可重用性都比较差，用户需求的变化往往造成系 统结构的较大变化，并且需要花费很大代价才能实现这种变 化。新的档案管理软件可采用面向对象的程序设计方法，商 定一种或多种数据转换方式，以便数据能够在不同软件之间 实现信息共享。考虑到信息网络化的需要，档案管理软件可 具备通过网页进行数据查询、交换的功能。同时还应考虑 数据量增加的速度和数据库技术发展的趋势，以便今后对数 据库进行升级或更新换代。对于管理条例的各种文件可采 用数码照相或者文本方式进行保存整理，通过公文类程序或 网页进行交换及查询。 确保档案的保密性和安全性 单位档案的保密性和安全性是十分令人关注的问题。 档案一旦进入计算机网络系统，网络的安全将直接关系到档 案的保密性。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上 的弱点只能靠技术上的发展去解决。作为计算机网络的使 用者，电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的 最新发展，也有责任采用诸如防火墙、密码技术、网关、虚 拟保险箱、电子印章、电子水印等最先进信息技术解决上 述问题。同时通过建立符合科研档案技术发展规律的各种 工作规范来保障电子文件的安全。只要工作规范，技术到 位，这一科研档案工作的主要障碍是完全可以解决与克服的 加强网络监控，及时备份数据。网络中存在的安全性问 题是对档案管理系统安全性最大的威胁。目前有多种网络 安全策略，各种安全策略必须相互配合才能真正起到保护作 用，其中网络的访问控制可以说是保证网络安全最重要的核 心策略，它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和访问 它也是维护网络系统安全、保护网络资源的重要手段。另 外，要注意建立计算