文档一体化趋势与文件中心.docVIP

文档一体化趋势与文件中心 本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件 中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文 件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对 二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件 运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一 种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模 式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体 化的思路指导下建设。 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相 对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进 行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间 的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论 依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终 销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程 可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点 各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国 内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比 较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆?？的四阶段 划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用 阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、 动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档 口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段 作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动 的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要 解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档 案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文 件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶 段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产 生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个 阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档 一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同 的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这 一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销 毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价 值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来 专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构 便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不 一但其管理的对象、内容是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是 成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢？回答是肯定 的。 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价 值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很 好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也 导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上 了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、 工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加 强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了 档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息 源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要 来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇 而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中 心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术 界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管 理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆 和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也 经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案 阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性 过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排 斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围 后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从 目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要 的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。 二、文档一体化与文件中心比较 文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究 是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但 这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的 一种方法模式。 一文档一体化与文件中心比较 从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件 生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前 分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使 文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标 准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制 下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相 衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和 半现行