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数字化档案管理之我见 摘要：本文在全球信息化、经济一体化的格局下，通 过对数字化档案管理的内涵和特点的阐述，进一步明确和 强调了数字化档案管理在21世纪中国档案现代化进程中的 重要作用。同时，针对我国目前数字化档案管理中存在的 问题，笔者提出了几条切实可行的建议，对这种知识网络 中利用信息的档案模式的开发和利用具有一定意义。 关键词：信息经济网络化数字化档案管理 现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐 渐成为经济发展的新动力和新增长点。作为重要信息资源 之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通讯技术、网 络技术以及多媒体网络环境的巨大冲击，面对这种机遇和 挑战，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性， 如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及 时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的 有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前 档案管理部门的热点问题。 、我国档案管理的现状和信息化时代对我国档案管 理的影响 档案管理，是指以建立一个门类齐全、结构合理、管 理科学、能为社会主义现代化建设服务的档案资源体系为 目的，依据国家有关部门档案法规开展的档案积累、移交、 整理、开发等一系列的管理工作。按照我国《档案法》》的 有关规定，档案馆是我国档案事业的主体，是执行档案管 理的中心机构，是集中保存、保管档案的永久性基地，它 所执行的档案管理的功能主要有：档案收藏功能、档案信 息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等-VI 息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等 -VI、 至2000年低，我国有各级图书馆3037个，保存档案亿卷 （件）；各级各类档案室20192个，保存档案亿卷（件）。可 以说，在我国这个有着悠久历史的传统国家，档案管理取 得了很大的成绩。但是，随着信息技术的发展，包括计算 机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带 来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息 技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远 的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工 作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技 术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术 的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于电子文件的 大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导 致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工 作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻 底分离。众所周知，档案是一种能够被传输、传播、传达、 感受的，是以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算 机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必 然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐 步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档 案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人 地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实 体将会从直接利用中脱身，充当“信息法官”的角色。这 样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为 其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得 更大的发展空间。 二、数字化档案管理的内涵和优点 19 96年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博 物信息》编辑D .比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出 了与物理档案(Phys icalarchiv e)和实态档案库(P hysicalrep ositorieso farchives)相对应的虚拟档案(V irtualarch ives)。由此，发达国家首先开始了 “数字化E 书馆工程”的建设，也就相应地出现了 “数字化管理”的 概念。所谓“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录 音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、 压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件， 对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片 的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存 贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通 过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料， 可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网， 最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。 它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数 字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心， 以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字 信息系统管理。 数字化档案管理主要包括以下几个方面的工作：一是 现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施， 在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建 立调整信息的宽带公共通信网络。二是以各个时期、各种 类别的档案信息库及其他信息库为基础资源，包含有传统 档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的