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民营企业档案管理的问题和对策 【摘要】随着我国民营企业的快速发展，民营经济在国 民经济发展中发挥着越来越大的作用。加强民营企业档案 管理工作，是现代经济条件下对民营企业提出的新要求，它 对于推动民营企业生产上规模、产品上档次、管理上水平， 以及提高企业的整体管理素质和竞争能力，避免和抵御各种 风险，推动企业持续、快速、稳定发展，都具有重要的现实 意义和深远的历史意义。 【关键词】档案管理民营企业对策 民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形 成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真 实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企 业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用，但是，大多 数民营企业疏于档案管理工作，不同程度的存在档案材料收 集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用 不方便等等问题。主要原因和导致的问题主要表现在以下 方面： 认识存在误区。有的民营企业老板片面地认为，民 营企业是自主经营，一切都是自己管理，特别是规模较小，又 属于“家族式”管理模式的企业，将形成的材料，尤其是涉 及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往是分散 在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。而其他材料， 财务方面的分散在财务部门，科技材料分散在技术部门，经 营材料分散在经营部门，综合材料在办公室(或经理室)，处 于分散、无序状态，档案意识比较淡薄。 宏观监督滞后。有的档案行政管理部门片面地认为: 民营企业档案属于老板的私人财产，不受行政干预，档案部 门无权过问，也无精力过问，只要抓好国营企业的档案工作 就可以了，故而忽视更放松了对民营企业档案工作的调查研 究和监督指导工作。 没有现成模式。民营企业与国有、集体企业相比， 管理体制有着本质的不同，它无主管上级，享有充分的自主 权，那种“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式己不适 应。加之民营企业发展迅猛，无论是档案部门还是企业本身 都来不及过细地研究和考虑其档案工作的管理问题，只好顺 其自然，放任自流，导致有的民营企业形成的材料“自生自 灭” 企业档案管理无章可循，无约束机制，形成的材料处 理分散、无序状态，不能完整地记述和反映企业发展的历史 面貌。 (5 )企业档案材料的不安全。民营企业主与员工之间虽 订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散 管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理 机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层， 工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识 产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。 (6)不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料 的分散、无序保存，少数人占有企业重要的档案信息资源， 一旦发生利益冲突，持有者可能会以占有核心材料的条件， 要挟企业主，造成企业管理的被动。尤其是入世后，市场竞 争的日趋白热化，没有资料、信息数据的科学化管理，就会 在瞬息万变的市场经济中失去商机，严重阻碍企业的持续发 展。 综上所述，加强民营企业档案工作，既是企业发展的内 在需要，也是档案部门面临的新课题。企业老板、档案管理 机关及有关部门，应从战略的高度、长远的目光，重视、关 心和研究加强民营企业的档案和档案工作，为企业的生存与 发展，解除后顾之忧。笔者认为，应采取以下对策： (1)主动介入，不放任自流。《档案法》规定：“一切国 家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公 民都有保护档案的义务。”《实施办法》规定：“机关团体、 企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领 导，保障档案工作的依法开展”。这些档案法律法规中，己经 原则规定了民营企业在档案事务中的权利和义务，民营企业 理所当然地应该管好企业档案，档案行政管理部门也应按照 属地管理的原则，依法监督和指导民营企业的档案展的重要 意义，热忱欢迎、积极主动抓好本企业的档案工作。(2)要 逐步提高、不要急于求成。对于处于“年纪轻、规模小、 底子薄”，在起步、发展阶段到民营企业，其管理的各项基 础工作，都需要摸索，档案管理更是如此，没有现成的模式可 以照搬，方法上可先行选择有代表性的企业进行试点，摸索 总结经验再全面铺开，以典型引路。步骤上可以分“两步 走”，即先建档、后规范。初期，主要是建章立制，做好档案 材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大，经济的发展， 素质的提高，认识的变化，把握时机，因势利导，再逐步整改， 使民营企业档案工作走上标准化、规范化的轨道。 (3)注重实效，不追求形式。民营企业建立档案，其目的 一是保存历史，二是为企业的生产经营以及维护企业的合法 权益服务。它既不是为了应付检查，更不是为了达标升级， 而是自身的发展所需要。因此，民营企业建档，要从企业的 实际出发，包括人员的安排、制度的建立、材料的形成