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HONYAN编
HONYAN
编 号: CS-QP-01
版 次: A 0 _
页 码: PAGE 3/5
生效时间:10-01-2003
文件控制程序
文件控制程序
广西XX食品工业有限公司
广西XX食品工业有限公司
批准
批准
版本修订历史记录
序号
修订内容
修订人
修订日期
版本
备注
1
新版下发
A 0
审核 编制
审核
编制
1.0 目的
对与质量管理体系有关的文件进行控制,确保在各有关场所使用文件的有效版本。
2.0 适用范围
适用于质量管理体系有关的文件的控制。
3.0 职责
3.1 公司董事长负责公司质量手册的批准。
3.2 管理者代表负责公司程序文件的批准。
3.3 办公室负责质量体系文件和外来文件的管理。
4.0 工作程序
4.1 质量体系文件控制
4.1.1 质量体系文件的编制与审批
4.1.1.1 质量手册由管理者代表组织有关人员编写,管理者代表审核,董事长批准。
4.1.1.2 程序文件由各部门负责人编写,厂长审核,由管理者代表批准后执行。
4.1.1.3 各类工作文件由各部门负责人编写,厂长审核,管理者代表批准后方可实施。工作文件要求准确、可行、符合相关标准。
4.1.2 文件的定期评审
4.1.2.1 质量手册由管理者代表负责评审,第一年内每半年评审一次,从第二年起每一年评审一次。
4.1.2.2 程序文件、工作文件由管理者代表负责组织每年评审一次。
4.1.2.3 若有特殊情况(如:公司的组织机构有重大变化、经营范围有重大变化)应及时对各类文件进行评审,必要时应予以更新。更新后的文件由相应的授权人员再次批准。
4.1.3 文件的更改
4.1.3.1 在执行过程中或在评审时发现文件不适当,可以对文件随时进行修改。当更改文件涉及到其他相关部门时,须与该部门进行讨论,必要时,由相关部门予以协调后更改相关文件,并填写《文件更改记录》。文件更改后的审批,必须按照本程序4.1.1条款进行,经批准后方可执行。
4.1.3.2 各类文件的更改由其发放的管理部门执行登记、换页、增页或减页等具体工作,且必须保证所有该文件的持有部门都得到及时有效的更改。
4.1.4 文件版本更换
4.1.4.1 质量手册累计更换十五页以上(每次更改几处不限)或每次更改体系要素占50%以上,手册必须换版。
4.1.4.2 程序文件累计更改十次以上或一次更改十处以上,程序文件必须换版。
4.1.4.3 工作文件累计更改十次以上或一次更改十处以上必须换版。
4.1.4.4 所有文件更改换版后,必须按照本程序4.1.1条款进行审批,经批准后方可执行。
4.1.5 受控文件的作废处理
受控文件在换版或换页时,办公室应注意新旧版本或新旧页及时更换,新旧版本或新旧页不可并存于现场。办公室必须在旧文件首页或被更换页上盖“作废文件”印章,除保留一份归档外,其余及时销毁。
4.1.6 文件管理
4.1.6.1 文件的发放登记办法由办公室严格执行,并作好签收、记录等工作。
程序文件发放登记办法:由办公室统一发放,收领人必须在《文件发放、回收登记表》上签名。登记表上须设有文件名称编号、发放登记号、持有部门/人、收领人签名等项。
工作文件发放登记办法:各部门可参照程序文件发放登记办法,结合部门文件特点,按文件类型制定分发方法。
4.1.7 文件的编号和标识规定
4.1.7.1 文件分为“受控文件”和“非受控文件”,并加盖印章作为区别。
4.1.7.2 质量手册、程序文件、作业文件的编号方式如下:
CS - □□ - □□
用01、02、03……表示流水号
QM即“Quality Manual”质量手册
QP即“Quality Procedure”程序文件
WI即“Work Instruction”作业文件
QR即“Quality Record”质量记录
广西长圣食品工业有限公司
4.1.7.3 质量手册、程序文件的分发编号如下:
01— 董事长
02— 经理(管理者代表)
03— 厂长
04— 副厂长
05— 办公室
06— 生产科
07— 总务科
4.1.8 由办公室编制《受控文件一览表》,并在表中说明文件的更改和现行修订状态。
4.1.9 《受控文件一览表》应随受控文件一起发放到各部门,并且文件每次修订时应修订《受控文件一览表》,任何部门和公司职员可随时到办公室索取。
4.1.10 受控文件未经文件管理部门批准严禁复印,如需使用到文件管理部门申请领用,并按受控文件进行管理。
4.2 外来文件及资
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