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浅谈企业档案统计工作的体会 杨芳陈林涛徐志红 河钢股份有限公司邯郸分公司 摘要： 档案是按照一定的来源有规律地形成的、保存备查的各种形式和载体的数据、信 息和知识的记录，它是现代社会的核心信息资源的重要门类，它是原始的数据、 信息和知识的记录。一个企业的发展，离不开档案所发挥的作用，做好档案的收 集、整理、保管、提供利用工作就尤为重要。档案的统计工作也是不可忽略的一 个重耍环节，它是档案管理工作的重耍组成部分，也是档案管理基础工作，因 此，在统计工作中，档案人员要有高度的责任心，要有足够的耐心、细心，将每 个数据统计准确，逻辑关系清楚。通过这些数据，反映出档案库存量的不断丰富, 也体现出企业由小到大的历程。 关键词： 企业档案;统计; 档案是社会组织或个人在其特定的社会活动中积累而成的，是按照一定的来源 有规律地形成的、保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，它是 现代社会的核心信息资源的重要门类，它是原始的数据、信息和知识的记录。一 个企业的发展，离不开档案所发挥的作用，做好档案的收集、整理、保管、提供 利用工作就尤为重耍。档案的统计工作也是不可忽略的一个环节，要有足够的耐 心、细心，将每个数据统计准确，使其逻辑关系清楚。通过这些数据，反映出档 案库存量的不断丰富，也体现出企业不断壮大的历程。因此，档案的统计工作也 是企业档案管理工作的重要组成部分。 档案的统计工作就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 档案统计工作的内容包括档案的接收、移交、整理、鉴定、保存数量和保管状况 的登记，档案利用情况的登记以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况 的基本统计和其他专门统计。概括说来，档案统计工作包括档案的基本登记和综 合统计两部分。从统计的对象来划分，档案统计工作大致上可分为两点:一是对 档案实体及其管理状况的统计;二是对档案事业的组织与管理状况的统计。 河钢股份有限公司邯郸分公司档案馆负责全公司二级厂、机关部室档案的统计工 作，按照上级有关要求，填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆 基本情况年报》。按照《档案馆基本情况年报》统计表的要求，不能很好地反映 出企业的具体数据。 在企业中由于机构设罝、人员配备等，有的部门可能会单独设罝档案室，有的 部门也有可能将档案工作职责设置在其他科室，隶属于不同的部门，如技术科、 设备管理科、办公室等。 在企业屮从事档案工作的人员在做好档案管理工作的同时，他们身兼数职， 有的档案人员可能还担负着本单位的女工工作、办公室办事员等工作职责，因此， 他们的技术职称除了档案类技术职称之外，有的人员的技术职务可能会是政工 类、经济类、工程类等，在《档案馆基木情况年报》不能很好地体现出来。 在《档案馆基本情况年报》中馆藏全部档案以案卷、以件为保管单位档案形式 表现出来，不能很好地体现出企业档案馆藏的真实情况。因此，相关工作人员应 该在涵盖了《档案馆基本情况年报》的基础上，结合本企业情况，加以补充、完 善，力求真实反映出本企业档案管理工作概况，即按照如下分类:1党群工作 类、2行政管理类、3经营管理类、4生产技术类、5产品类、6科研类、7基建 类、8设备仪器类、9会计类、10干部职工类、11地质类、12设计类、13工程 施工类、14教学类、15新闻书稿类、16招投标档案、17废旧印章、18荣誉品 等进行统计。因此，邯钢公司档案馆结合本企业档案管理工作中的实际情况，特 制定了《档案馆藏基本情况统计台账》，包括了档案管理工作中各个方面的统计， 从而加强了档案统计的基础工作。台账共设为四大部分，即档案人员及设施设备 统计台账，如表r表3;文书统计，如表r表6、馆藏档案统计，如表广表9、 公共统计，具体内容如下表。 表1档案人员及设施设备统计台账 下载原表 表2档案人员及设施设备统计台账 下载原表 表3档案人员及设施设备统计台账 下载原表 表4档案室室藏基本情况统计台账 下载原表 表7档案室室藏基本情况统计台账 下载原表 表8档案室室藏基本情况统计台账 下载原表 衷9档案室室藏基本情况统计台账 下载原表 公用统计:对表广9中18类档案进行库存总数、木年接收数、全宗卷、光盘张数、 照片张数、排架长度米数、编S情况、库存资料情况、提供利用情况、利用档案 的目的情况、本年编研档案资料的统计。 档案统计工作的意义。第一，档案统计是认识档案工作的一种重耍于?段。它以档 案工作中大量的现象为对象，通过从量、质联系中对数量的观察和研究，以指示 档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。但档案统计并不是 认识档案工作中一切问题的唯一工具，在档案工作中只有以数量表现的现象， 才能进行统计，而且仅靠统计本身也不能认识淸楚，因此，要对档案和档案工 作中各种现象的量有正确的理解，做出科学