归档文件的整理规则.pptVIP

归档文件目录的编制要求 1.序号：为同年度、同期限下归档文件的顺序号。 2.档号：档号按照第十五条编制。 3.文号：为文件的发文字号，不能省略。没有文号的，不用标识。 4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称。 5.题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容需加方括号“[ ]”。 6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日， 7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 9.备注：注释文件需说明的情况。 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒内。 （一）档案盒应采用无酸纸制作，符合《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24-2000）标准要求。 （二）档案盒尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等规格，封面应标明全宗名称。（见附件6）。 （三）根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格，为便于操作，件号不足4位时，前面可不补“0”；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制 装盒及填写 归档电子文件的整理要求 （一）归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目，应与纸质档案整理要求相一致。 （二）归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《基于XML的电子文件封装规则》（DA/T 48-2009）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）等标准执行。 （三）归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）等标准的应用系统。 （四）甘肃省省直单位文书档案电子目录结构与交换格式（试行） 谢谢聆听！ 归档文件整理规则魏麟懿 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料 归档文件的定义 整理标准： 《归档文件整理规则》 （DA/T22-2000） 新《归档文件整理规则》 （DA/T 22—2015） 《甘肃省归档文件整理规则实施细则》（甘档发〔2002〕16号） 新《甘肃省归档文件整理规则实施细则》（甘档发〔2017〕28号） 整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 归档文件的整理 纸质归档文件的整理 收 集 文书档案的收集工作：是指一个立档单位的档案部门，按照国家规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部各职能部门及个人手中的文书档案集中到档案部门，实行集中统一管理的工作。 确定文件保管单位——“件” （1）一般以每份文件为一件； （2）文件的定稿和正式印发件合为一件； （3）正文与附件合为一件； （4）转发文与被转发文合为一件； （5）原件与复印件合为一件整理； （6）正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； （7）报表、名册、图表、介绍信存根等文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件（作为文件附件时除外）； （8）简报、周报等材料一期为一件； （9）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； （10）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。 （11）文书处理单和发文稿纸应为相关文件的一个重要组成部分，合为一件整理； （12）附件达到或超过三份并且总厚度超过2厘米的文件，为装订、复印、查阅方便，可从第二份附件起，将附件作为一件独立的文件进行整理、编目和保管，但要在题名中注明，以避免遗漏或者误检； 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 （简称8号令） 2006年9月19日国家档案局公布，自公布之日起实施 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 （简称10号令） 2012年12月17日国家档案局公布，2013年2月1日起实施 鉴 定 （一）机关文件材料归档范围： ★ 反映本机关主要