会议室使用管理制度.pdfVIP

会议室使用管理制度 第一章 总 则 为了规范公司的会议管理， 加强会议室的合理利用并对其进行有 效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好， 提高会议管理工作效 率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开， 特制定本管理办法。 第二章 适用范围 第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门 培训及重要来宾接待等工作使用。 第二条 本管理办法适用于公司各级、 各类会议的组织和管理。 第三章 会议的类型及使用原则 第三条 公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来 宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。 第四条 会议室使用原则： 一、会议室使用需遵循先登记先使用、 先紧急后一般、 先全局后 部门的原则； 临时情况使用各部门之间可本着重要、 紧急优先的原则 自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况； 二、会议组织部门根据会议类型、 参会人员级别和参会人数提前 到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或 专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》 ； 三、 如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际 情况协调会议室使用，事后补办有关登记； 四、部门应在所预约时间到达会议室， 并开始使用。 若长时间未 到，则会议室使用权由行政部另作安排； 五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个 人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。 但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用， 超时部门必须离开会议 室，终止使用该会议室。 第四章 会议准备 第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容， 提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会 议接待需求表》，经行政部审批。 第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都 应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。 第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容： 一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准 备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要； 二、涉及接待重要领导或贵宾的会议， 需要提前与行政部确认该 贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项； 三、会议通知由会议组织方或人员发布。 第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需 要准备以下内容： 一、应于会议前 10 分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心） 、会 场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座 位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作； 二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、 用餐预定等。 第五章 会中服务和会议要求 第九条 会场服务 会场服务主要由行政部负责。 一、引导座位： 会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位 名牌，可引导与会人员 尽快就座， 特别要注意主要领导人员和重要 贵宾人员的座次位置； 二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员， 每隔 15-20 分钟添加茶水， 根据与会人员饮水情况， 自行调整添加茶 水间