公司呈文工作制度.doc

呈文工作制度 为规范管理，对公司呈文工作做出如下规定：第一条：公司公文的种类：决定、通知、报告、请示、批复、复函、会议纪要。第二条：公文格式包括：标题、公文编号、机密等级、主送机关、正文、附件、发文机关、机关印章、成文年月日、抄报单位、负责制份数、缓急程度等。1、?公文标题应准确、文字要简练。标题应位于主送机关名称的上端，正中位置。2、?公文开头，一般要写上主送机关名称，主送机关名称要写在标题之下，正文之前，3、?顶格书写。4、?公文编号，应包括单位代字、年号、顺序号。公文编号要写在标题之下，正中位置。5、?公文的主体部分是正文。6、?公文附件的名称和件数，应在正文之后，机关落称名称之前，加以注明。7、?发文机关名称要写于正文之后，偏右位置。8、?成文日期要用汉字书写，领导人签发的日期为成文日期。成文日期要写在制发公文机关名称之下。9、?公文要加盖行文单位公章。公章要盖在机关名称和日期上。10、?如公文除主送机关外，尚须送有关单位阅知的，要于文件末尾写上抄报、抄送机关名称。给上级机关用抄报、平级用抄送。11、?会议通过的文件，应注明会议名称、通过日期、编列号。第三条：公司各部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围而定。1.?各单位不得越级行文请示问题。因特殊情况必须越级行文请示时，应当抄报越过的单位。2.?各部门之间可以联合行文。3.?需以连锁公司名义请示上级各有关单位解决的公文，由公司各归口部门草拟初稿送总经理办公室，经审查由公司领导批准发出。第四条：公文处理程序包括：收文、分办、批办、催办、拟稿、审核、签发、传递、立卷、销毁等。1.?公司各部门向上级的请示文件或要求批准下发的文件，均应送总经理办公室秘书处理，批准下发文件应使用“发文稿纸”。2.?公文由总办秘书拆封、登记、总办主任根据公文内容和性质，提出呈办意见，呈请有关领导阅示，并统一使用“文件处理表”（见附件二）。3.?凡上报下发的文件，经相应的主管领导审稿后送公司领导批签发。4.?公司办理完毕，承办人员应根据文书立卷的要求把公文有效原稿和有关材料整理好，送交文秘档案主管立卷，个人不得私自保存应当存档的文件。第五条：公司公文要求1.?为利于文件的管理、立卷和查考，在公司范围内统一文件格式。文件用纸统一用单页十六开规格。2.?公司对外的请示报告或下发的决定、重要通知、批复等公文，采用文件用纸，对外发的函件或一般通知，则采用公函用纸。3.?对外或下发的如决定、重要通知、批复、复函等文时，视其需要，公司总经理及门店店长须在文件正稿的“签署人”一栏上署名，以示负责。第六条：公文的打印：1.?正式发出的文件均须经过打印和校对。2.?公文打印严格按公文的结构和尺寸打印。3.?凡金钱数字、人名、地址、日期及含有重要意义之辞句，不得涂改或挖补，数字应大写。4.?上报、下发文件的份数视实际需要而定。第七条：公文立档1.?公司在工作活动中形成的文件，当它完成了传达办事意图之后，负有备作查考作用，需要加以整理保存。2.?负责公文管理的人员，平时必须做好公文的立卷工作，年未集中分类立卷。立卷要根据发文机关、问题、时间、名称等特征，按照内在的历史联系进行立卷，立卷前应编好目录，并依内容的重要程度确定案卷的保管年限。第八条：公司及面店印鉴使用：公司及面店印鉴由公司及面店指定的专责人员掌握，掌握人不在时，可委托指定的兼管人掌管；以公司名义签署的文件、合同（协议—）或以名义对外发出的信函用印，均要公司及面店有关领导签批才可用印；任何人使用公司及门店印鉴或法人手迹章，都应办理使用登记手续