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企业合同新管理
* 第六章 企业合同管理 重点掌握 什么是企业合同管理? 合同管理的理由 整理信息、帮助决策、调整计划 建立诚实守信、求真务实的企业文化 合同管理的目标 订约准备阶段的目标 订约阶段的目标 合同履行阶段的目标 企业如何组织合同管理 组织协商谈判 拟定合同文书 履行合同生效手续 组织合同的订立 组织合同的履行 登录合同台帐 分解和落实履行 的目标任务合同 传递信息 组织管理 履行后的目标 搞好售后服务 组织合同履行后的结算和清理 第六章 案例分析 [案例1]违约金条款的陷阱 中国A公司与某国某公司签订了1000万只纸箱出口合 同,交货期限为合同成立后的3个月内,价格条款为每只 1美元CIF(成本、保险费加运费付至指定目的港)香港, 违约金条款为:如合同一方在合同履行期内未能履行合 同规定的义务,则必须向另一方支付合同总价3.5%的违约 金。中方公司急于扩大出口,赚取外汇,只看到合同利润 优厚,未实际估计自己是否有能力履行合同,便与外商 订立了合同。而实际上,中方公司并无在在3个月内加工 1000万只纸箱的能力。合同期满,能够向外方交付的纸 箱数量距1000万只还相差很远。中方无奈,只有将已有 的纸箱向外方交付并与之交涉合同延期。外方态度强硬, 以数量不符合同规定拒收,并以中方公司违约而要求按 合同支付违约金。双方协商未果,最后中方某进出口公 司只得向对方支付违约金35多万美元,损失巨大。 [案情要点] 本案要点在于该出口公司根本无力完成合同,却盲目 签约,使自己蒙受损失。 [案情分析] 这是一起以合法手段掩盖非法目的,利用合同违约金 条款欺诈的较为典型的案例。因此,我们要对自己的 实际履约能力做到心中有数。在签订合同时能够从自 己的实际能力出发,不要被表面的优厚利润所迷惑。 卖方应逐项分析己方履约能力的构成因素,确保能够 在合同规定的履约期内完全履行自己的义务。这些构 成因素主要包括: 第一,货源。货源是出口方履行合同的最根本的基础。 第二,生产加工能力。 第三,原材料供应。 第四,收购资金。 第五,履约期限。 在本案中,中方进出口公司如果在合同签订之初,能理性 地分析自己的履约能力,并充分考虑对方的违约金条款, 加强防范意识,就不至于遭受那么大的经济损失。为了使 合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性,必须认 真做好合同订立阶段的管理工作;合同生效后,要使合同 目的最终得以实现,企业还需做好合同履行中的计划、组 织和实施等管理工作。此外,在签订外贸合同过程中,买 卖双方都有可能有意无意地在合同中明显设置或隐含许多 风险,因此,如何充分利用“风险条款”,有效地规避风 险变得十分重要。 [案例2] 运用计算机管理合同的案例 昆明市租赁公司从手工操作管理合同到运用小型计算 机管理合同的尝试。该公司每年订立合同在2 000份以上, 租金收人数千万元,每年需结转的合同高达数千份,业 务往来中订立、履行、变更、注销、结算、清理的合同, 份数之多,内容之复杂,结算收付之频繁可见一斑。在 该公司业务中最繁琐、冗赘的是普通租赁,其次是融资 租赁。普通租赁的建筑施工机械、器材、机电设备等标 的物的期限,伸缩性很大,经常需要根据承租方的实际 要求提前履行、延期履行或者续展履行,还经常需要根 据承租方的实际要求分批分期归还,结算随之变得多样 化、复杂化。融资租赁的大型生产设备、大型交通运输 工具及其他设备、仪器等等的租赁期限、租赁结算也需 灵活多样、复杂多变。该公司普通租赁合同约占合同总 份数的90%。在这类租赁合同中,每份跨年度的合同, 手工结算一次一般需要1个小时,遇到品种繁多、期限较 长、变化又大的合同,手工结算一次要超过2小时。经复 核出现差错的还要返工,承租方经常要为结账付款而排队 等候,意见很大。该公司内部月度、季度、年度盘点 时,为清理变更、注销,履行完毕,提前履行,延期 履行或者续展履行的合同,核查应收、实收账目,计 算周期等等工作,经常要动用26名(有时甚至更多)精干 员工,加班加点,紧张劳作,方可完成。鉴于这种状况, 公司于1996年起,培训人员,引进人才,提出需求分析, 购置计算机,开发软件,几经周折,几番努力,到1998 年全面完成系统需求说明书及总体设计,经过试运行, 基础数据录入、测试、人工核对,系统定型,投入使用, 逐步建立合同管理数据库。几年来的运用实践证明,系 统运作正常,完全满足公司业务需要,效益显著。各种 统计报表均实现了计算机处理。企业使用计算机管理合 同后,工作效率成百倍提高。昆明市第一建筑工程公司 一工区1998年内与昆明市租赁公司订立标的物原值人民 币500万元
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