项目运作流程讲座的准备1.docVIP

项目运作流程 一、联系工作 个人感觉联系工作对讲座的成功与否起到至关重要的作用。具体来说分为以下步骤： 1、获得主讲人的联系方式 可以直接从学会的资源库里获得主讲人的联系方式，或者通过其他渠道间接获得。 2、初步沟通 代表学会初步向演讲人发出邀请。个人感觉在形式上，面谈最好；电话沟通次之；邮件也 可。注意关注主讲人的个人意愿以及与其时间安排是否冲突。 3、发送邀请函 初步沟通好后，就可以把正式的邀请函以及项目的详细策划发给演讲人。除非是正式的商 业活动，否则推荐发到其私人邮箱。另外，如果演讲人在出差的话，一般发到私人邮箱。 4、确定人员和时间 经过几轮沟通后，一定要在某个截止日期前把主讲人、嘉宾以及最后的时间定下来。并获 得其简历，方便宣传。 5、确定讲座内容 关于讲座的内容，除了提出自己的方案以外，还要注意倾听主讲人的意愿。个人感觉，不 管主讲人身份职位如何，如果内容无法吸引人，也会很影响效果的。最后，获得讲座的大 概提纲，方便宣传和现场主持。 二、租借场地 不可忽视这一环节，处理不好的话，往往会成为项目的瓶颈或者延误宣传的进行。 1、团委批条 时间：每周五下午2点； 流程：填写一式三份的表格，递交一份项目、主讲人和所在公司的简要介绍。根据经验， 人数写100比较好。太多审批会比较严格；太少只有三、四教的教室。 2、教务部抢教室 时间：下周一早，推荐7：30前到！因为借教室的人很多，不仅如此，每个人手中的条子 更多，所以越早去场地越理想。8点后去的话基本就没场地了！！！ 地点：红四楼。进门右拐上楼再左拐，见门上的标志。You will not miss it！ 3、条子教务部、团委和所借教室各留一份 以上的流程仅限于理教、电教的教室。至于光华、英杰的教室还请安乐补充：） 三、项目组的筹建 恭喜你，到现在为止，你就可以开始着手建立项目组了。当然，你也可以把前两部纳入到 项目组的工作流程当中，不过要承担的风险是如果任何一步出了问题，可能导致整个项目 的流产。而且这两步不需要太多人参与，没有建立项目组的必要。项目经理可以根据情况 选择。 1、在BBS公布招募消息 主要公布项目的情况、目标、所需要作的工作、项目组收益以及选人的标准等。 2、多样化团队 多样化对一个团队是至关重要的，所以尽量找到来自不同部门、具有不同能力的人。 3、设定目标和分配任务 进一步解释项目，并根据工作量、大家的兴趣以及时间分配任务，督促和协助组员在截止 日期前高质量地完成任务。 四、宣传 现在已经不是酒香不怕巷子深的时代了，因为香酒太多了。所以在保证项目本身质量 的同时，还要保证项目的品牌效应。具体的宣传手段主要有以下几种： 1、海报设计 海报设计原则：美观/突出题目/大纲式简介/煽动性/人性化； 海报张贴地点：三角地/食堂/宿舍楼/万柳/教学楼。 2、横幅 关于横幅的审批以及制作过程请安乐补充：） 3、展板 展板的设计：内容同彩色海报。 展板的印制：可以找四方的杜沛远，但不要直接找四方（因为四方比较贵）。 4、BBS进站画面 5、新闻网宣传稿 6、re上十大！！！ 至少re上十大一次。如果只有一次，最好是项目的前一夜。或者是周末，因为那时比较容 易re上十大。 五、现场控制 感觉以前学会对此的重视不够，今后要逐渐做到专业化和万无一失，不能让小事情影响项 目的整体效果。项目经理及现场负责人员至少提前40分钟到场，建议将现场负责人员与主 持人的角色分开，这样更容易实现专业化和精品化。 现场负责人员的职责： 1、各种设备的调试 包括：话筒/相机/录音笔/电脑/投影仪等，建议每一个设备都试几次，不能蜻蜓点水， 更不能想当然。 2、布置现场 包括：横幅/易拉宝/黑板的布置/盆花等装饰物，根据项目需求以及场地条件适当调节。 3、预留座位 用写有主讲人和嘉宾名字的卡片提前留下座位，并在座位和讲台上预备水或者饮料，如果 是冬天的话，注意最好热饮。座位要便于上台发言，主持人的座位在其旁边，方便控制场 面。 主持人的职责： 1、迎接主讲人 关于迎接的时间和地点最好提前和主讲人沟通好。 2、流程沟通 根据情况，主持人和主讲人就流程进行最后的沟通，保证不会出现冲突或者冷场的现象。 3、流程控制 注意控制演讲间的提问，并提醒主持人时间，基本保证项目按照事先安排的流程进行。尤 其是自由提问环节，要防止一哄而上。讲座结束后也要控制时间，帮助主讲人顺利离场 。 项目经理的职责： 1、迎接主讲人 2、对于现场情况的宏观把握 对于现场负责人员和主持人疏忽的地方，项目经理应该查缺补漏。尤其是对于突发性事件 ，项目经理要及时给出合理的处理方案。比如：主讲人因故无法赴约或者要迟到/设备无 故出现问题/听众过多或过少/其他…… 六、后期学术研究 新闻稿子流程之子子流程： a，向项目经理索要