公司会议管理制度12.docVIP

PAGE 12 公司会议管理制度 1 目的 建立、完善内部沟通渠道，合理安排会议时间、场地，规范会议程序。 2 范围 适用于公司组织及参加的各类会议，各经营单元参照本制度可自行制定经营单元会议管理制度。 3 会议分类与职责分工 3.1 内部会议 3.1.1 股东大会：由董事长召集，登记股东、全体董事、监事参加，由董事会秘书负责组织。 3.1.2 董事会：由董事长召集，全体董事、监事参加，由董事会办公室负责组织。 3.1.3 董事会各专业委员会会议：根据各专业委员会工作细则的具体规定执行。 3.1.4 CEO专题会：由CEO召集，与议题相关的人员参加，由董事会办公室负责组织。 3.1.5 CEO办公会下属专业委员会会议由委员会主任召集，委员及与议题相关的人员参加，委员会日常管理机构负责组织。 3.1.6 纳入基本会议制度的例会按《公司基本会议制度》的规定执行（见附件一）。 3.1.7 党务会议：由党委书记（或副书记）召集有关人员参加，由党群工作部负责组织。 3.1.8公司全体员工（代表）会议：由董事长或受托人召集，公司全体员工或员工代表参加，由党群工作部负责组织。 3.2外部会议 3.2.1 公司上级主管部门或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、主题会、办公会等），属于行政工作的由董事会办公室受理并负责组织，属于党务工作的由党群工作部受理并负责组织。 3.2.2 由上级主管部门或外单位组织召开，需要公司派员参加的会议，根据外部收文及办文程序报相关领导后派员参加。 3.2.3 外部会议的审批 （1）上级主管部门或外单位在公司召开的会议需报公司董事长（CEO）审批。 （2）由省、市党政主要领导主持召集的会议，有关部门接到会议通知后，应将会议通知呈报董事长（CEO）批复并确定派出参会人员，由董事会办公室通知参会人员。 （3）省、市有关厅局经营、业务类会议由对口联系部门的分管领导审批并指定人员参加。 （4）党务会议由党委书记（或副书记）指定人员参加。 （5）其他会议（如：工会、社区、协会团体等召开的会议）由分管领导审批、安排人员参加。 4 会议安排与规范 4.1 公司年度总结、表彰大会或公司宣布重大决定的会议等，由董事长(CEO)指定相关人员和部门组织 。 4.2 纳入基本会议制度的例会，原则上按例行规定的时间、地点、内容、组织形式召开。 4.3 会议召集部门负责发布会议通知并根据通知阅读情况以电话或短信形式及时提醒。 4.4 电话会议由会议召集部门向行政管理部提出申请，行政管理部负责准备相关设备，董事会办公室负责设置会议密码，并根据会议召集部门提供的电话参会人员名单在会前30分钟以手机短信方式将接入操作方式及会议密码发送需参会人。 4.5 视频会议按《视频会议管理办法》的规定执行。 4.5 需支出费用的会议，会议组织部门应事先编制会务方案，经CEO审批同意后方可筹办；大型业务会议还必须同时提交详细的策划方案。会务方案主要内容包括： （1） 会议基本情况：会议名称、会议目的、会议内容、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。 （2） 会议费用概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。 4.6 如果会议在时间、地点、参会人员等方面发生冲突，应遵循小会服从大会、局部服从整体、下级服从上级的原则进行变更。 4.7 重要会议须签到，由会议召集部门负责，签到表和会议纪要一起归档保存。 4.8 会议必须指定专人担任记录员，记录人员根据主持人要求起草会议纪要。 4.9 会议纪要的基本表达格式为：纪要标题、会议时间、地点、主题、主持人、参会人员、出席情况、记录人、研究讨论的决议等内容。 4.10 涉密工作会议须做好会议保密工作，视会议应关闭通讯工具，涉密资料非会议组织者不得带离会场，无线话筒在不使用时要做到随时关闭， 4.11 会议纪要须按规定范围发放，未经批准，收阅人不得自行转发或传达。 4.12 会议厅使用与管理按《会议厅管理办法》执行。（见附件二）。 5 会议纪律 ① 不准无故缺席、迟到、早退； ② 不准不带记录本； ③ 不准吸烟、嚼槟榔、口香糖等； ④ 不准在会场接电话，手机必须按规定设置为静音、振动或关闭； ⑤ 不准打瞌睡； ⑥ 不准坐姿东倒西歪； ⑦ 不准交头接耳； ⑧ 不准做与会议无关的事情。 6 附件 附件一：公司基本会议制度 附件二：会议厅管理办法 附件一 公司基本会议制度 1 季度经营工作例会 1.1 时间：每季结束后第五个工作日 1.2 召集人：董事长（CEO） 1.3 参加人 ① 高级总裁；副总